Die Maßnahmen der CNIL zielen darauf ab, die Verarbeitung personenbezogener Daten zu kontrollieren. Unter „Datenverarbeitung“ versteht man jeden Vorgang oder jede Gruppe von Vorgängen, die personenbezogene Daten betreffen. Dies betrifft die gesamte Datenreise: Erhebung, Aufzeichnung, Organisation, Aufbewahrung, Änderung, Extraktion, Konsultation, Nutzung usw.)

Daher muss die Pflege einer Interessentendatei, einer Kundendatenbank oder die Erfassung von Daten über Formulare im Internet den Anforderungen der CNIL entsprechen.

Erstens muss jede Datenverarbeitung einen klaren und konkreten Zweck haben. Dieser Zweck muss selbstverständlich rechtmäßig, aber auch im Hinblick auf Ihre berufliche Tätigkeit legitim sein.

Zweitens: Wenn Sie Daten sammeln, müssen Sie Ihre Kontakte darüber informieren können, wie Sie ihre persönlichen Daten verwenden. Sie müssen außerdem sicherstellen, dass die Daten in einer Weise verwendet werden, die ihre Privatsphäre respektiert.

Daher muss eine ordnungsgemäße Datenverarbeitung mehrere Anforderungen erfüllen:

• Relevanz: Sind die erhobenen Daten für den Zweck wirklich notwendig?
• Transparenz: Wurden die Personen, deren Daten verarbeitet werden, vorab klar und deutlich informiert?
• Wahrung der Rechte: Können die Rechte auf Auskunft, Auskunft und Löschung der Daten gewährleistet werden?
• Datenkontrolle: Sind die Weitergabe und Weitergabe von Daten geregelt und vertraglich geregelt?
• Sicherheit: Reichen die IT-Sicherheitsmaßnahmen aus, um den Datenschutz zu gewährleisten?

In der Praxis verlangt die DSGVO nun von Unternehmen, ein Verzeichnis der durchgeführten Verarbeitungsvorgänge zu führen. Vor allem aber wirft die Gesetzgebung Fragen zu zwei entscheidenden Punkten auf: zum Begriff der Einwilligung und zum Widerspruchsrecht.

Die Regeln für die B2B-Prospektierung

Für B2B-Profis hat die DSGVO die bestehenden gesetzlichen Regelungen nicht verändert. Als Grundsatz gelten stets die vorherige Unterrichtung und das Widerspruchsrecht. Bei der Erfassung der E-Mail-Adresse müssen Sie die Person darüber informieren, dass ihre E-Mail-Adresse für Marketingzwecke verwendet wird. Sie müssen außerdem sicherstellen, dass sie dieser Nutzung auf einfache und kostenlose Weise widersprechen kann.

In der Praxis wird die ausdrückliche Zustimmung des Interessenten (Opt-in) von der CNIL dringend empfohlen, ist jedoch im B2B-Bereich (im Gegensatz zum B2C-Bereich) nicht zwingend erforderlich. Daher ist es weiterhin zulässig, Opt-out-E-Mails zu versenden, sofern:

• Informieren Sie sich über die Bedingungen der Datenverarbeitung
• Respektieren Sie das Widerspruchsrecht
• Stellen Sie sicher, dass der Zweck der Werbung mit dem Beruf des Interessenten in Zusammenhang steht

In jedem Fall müssen Sie in jeder E-Mail Folgendes angeben:

• Die Identität des Emittenten
• Eine einfache Möglichkeit, den Erhalt zukünftiger Nachrichten abzubestellen (z. B. in Form eines Abmeldelinks am Ende der Nachricht)

Welche Auswirkungen hat der Kauf oder die Miete einer Datenbank?

Wenn Sie eine gekaufte oder gemietete Prospektionsdatei nutzen, führen Sie Datenverarbeitungsvorgänge durch. Sie sind jedoch nicht an der Datenerfassungsphase beteiligt.

Dennoch sind Sie bei der Kontaktaufnahme mit Interessenten per E-Mail in Ihrem Namen verpflichtet, die geltenden Vorschriften und im Idealfall die ethischen Empfehlungen der CNIL zu respektieren.

Wenn Sie zum ersten Mal mit den Kontakten auf der Liste kommunizieren, müssen Sie ihnen mitteilen, wie sie ihre Rechte ausüben können, einschließlich des Rechts auf Widerspruch, und die Quelle der verwendeten Daten angeben.

Dann sollte jede Ihrer Nachrichten Folgendes enthalten:

• Die Erwähnung Ihres Unternehmens
• Der Grund, warum der Kontakt eine Mitteilung von Ihnen erhält
• Ein Objekt, das mit dem Beruf der kontaktierten Person in Zusammenhang steht
• Ein Abmeldelink

Sie müssen Ihre Datei außerdem regelmäßig aktualisieren und dabei die Abmeldeanfragen der Kontakte berücksichtigen.

Wählen Sie einen Anbieter, der Gesetze und Ethik respektiert

Die Zustimmung der Kontakte wird von der CNIL nur im B2B empfohlen. Wenn Sie jedoch einen Dienstleister für den Kauf oder die Miete einer Datei suchen, ist es für Sie von Vorteil, wenn Sie erfahren, wie die Daten erfasst werden.

Selbstverständlich können Sie Interessenten auch über Nicht-Opt-in-Listen kontaktieren. Aber Vorsicht vor den Konsequenzen.

Die meisten E-Mail-Dienste verfügen über leistungsstarke Algorithmen, die es ihnen ermöglichen, Nicht-Opt-in-Basen oder Listen zu erkennen, die bereits stark überlastet sind. Wenn Sie sich an einen skrupellosen Anbieter wenden, besteht die Gefahr, dass Sie auf die schwarze Liste gesetzt werden. Ihre E-Mails landen direkt im Spam-Ordner und Ihre Zustellbarkeit wird nachhaltig beeinträchtigt.

Sollten Ihre Nachrichten dennoch in den Posteingängen Ihrer Empfänger ankommen, besteht außerdem die Gefahr, dass diese diese als Spam melden.

Es empfiehlt sich daher, beim Dienstleister nachzufragen, woher die Daten stammen. Darüber hinaus sollten Sie auch an einer fein segmentierten Liste arbeiten. Tatsächlich verlangt die CNIL, dass Aufforderungen in direktem Zusammenhang mit der Position der kontaktierten Person stehen.

Durch eine gute Segmentierung wird Ihr Kontakt natürlicher. Schließlich haben natürlich auch die Relevanz und Qualität der Botschaft einen Einfluss auf die Reaktion und das Engagement der Kontakte.