Die Maßnahmen der CNIL zielen darauf ab, die Verarbeitung personenbezogener Daten zu regeln. „Datenverarbeitung“ bezeichnet jeden Vorgang oder jede Gruppe von Vorgängen im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Dies betrifft daher den gesamten Datenprozess: Erhebung, Aufzeichnung, Organisation, Aufbewahrung, Änderung, Extraktion, Abfrage, Nutzung usw.).

Folglich muss die Führung einer Interessentendatei, einer Kundendatenbank oder auch die Erhebung von Daten über Webformulare den Anforderungen der CNIL entsprechen.

Erstens muss jede Datenverarbeitung einem klaren und konkreten Ziel entsprechen. Dieser Zweck muss selbstverständlich rechtmäßig, aber auch im Hinblick auf Ihre berufliche Tätigkeit legitim sein.

Wenn Sie Daten sammeln, müssen Sie Ihre Kontakte darüber informieren können, wie Sie ihre persönlichen Daten verwenden. Sie müssen außerdem sicherstellen, dass die Datennutzung unter Wahrung ihrer Privatsphäre erfolgt.

Eine ordnungsgemäße Datenverarbeitung muss daher mehrere Anforderungen erfüllen:

• Relevanz: Sind die erhobenen Daten für das angestrebte Ziel wirklich notwendig?
• Transparenz: Haben die Personen, deren Daten wir verarbeiten, vorab klare und eindeutige Informationen erhalten?
• Achtung der Rechte: Können wir das Recht auf Auskunft, Zugang und Löschung von Daten garantieren?
• Datenkontrolle: Werden die Weitergabe und Verbreitung von Daten überwacht und vertraglich geregelt?
• Sicherheit: Reichen IT-Sicherheitsmaßnahmen aus, um den Datenschutz zu gewährleisten?

In der Praxis verlangt die DSGVO nun von Unternehmen, dass sie über ein Register der durchgeführten Verarbeitungen verfügen. Vor allem aber wirft die Gesetzgebung Fragen zu zwei entscheidenden Punkten auf: dem Begriff der Einwilligung und dem Recht auf Widerspruch.

Die Regeln für die B2B-Prospektierung

Für B2B-Profis hat die DSGVO die bestehenden gesetzlichen Regelungen nicht verändert. Grundsätzlich gilt der Grundsatz der Vorabinformation und des Widerspruchsrechts. Bei der Erfassung ihrer E-Mail-Adresse müssen Sie die Person darüber informieren, dass ihre E-Mail-Adresse für Akquiseaktionen verwendet wird. Sie müssen außerdem sicherstellen, dass sie dieser Nutzung auf einfache und kostenlose Weise widersprechen können.

In der Praxis wird die ausdrückliche Einwilligung des Interessenten (Opt-in) von der CNIL dringend empfohlen, ist jedoch im B2B-Bereich (im Gegensatz zum B2C-Bereich) nicht verpflichtend. Es ist daher berechtigt, weiterhin Opt-out-E-Mails zu versenden, sofern:

• Informieren Sie sich über die Bedingungen der Datenverarbeitung
• Respektieren Sie das Widerspruchsrecht
• Stellen Sie sicher, dass das Thema der Ausschreibung einen Bezug zum vom Interessenten ausgeübten Beruf hat

In jedem Fall müssen Sie in jeder E-Mail Folgendes angeben:

• Die Identität des Absenders
• Eine einfache Möglichkeit, den Erhalt zukünftiger Nachrichten abzubestellen (z. B. in Form eines Abmeldelinks am Ende der Nachricht)

Welche Auswirkungen hat der Kauf oder die Miete einer Datenbank?

Wenn Sie eine gekaufte oder gemietete Interessentendatei nutzen, führen Sie Datenverarbeitungsvorgänge durch. Sie greifen jedoch nicht in die Datenerfassungsphase ein.  

Wenn Sie in Ihrem Namen Interessenten per E-Mail kontaktieren, sind Sie trotz allem verpflichtet, die geltenden Vorschriften und im Idealfall die ethischen Empfehlungen der CNIL zu respektieren.

Bei der ersten Kommunikation mit den Kontakten auf der Liste müssen Sie ihnen mitteilen, wie sie ihre Rechte, insbesondere das Widerspruchsrecht, ausüben können und aus welcher Quelle die verwendeten Daten stammen. 

Dann sollte jede Ihrer Nachrichten Folgendes enthalten:

• Erwähnung Ihres Unternehmens
• Der Grund, warum der Kontakt Mitteilungen von Ihnen erhält
• Ein Objekt, das mit dem Beruf der kontaktierten Person in Zusammenhang steht
• Ein Abmeldelink

Sie müssen Ihre Datei außerdem regelmäßig aktualisieren und dabei Abmeldeanfragen von Kontakten berücksichtigen.

Wählen Sie einen Dienstleister, der Gesetze und Ethik respektiert

Die Kontakteinwilligung wird von der CNIL nur im B2B-Bereich empfohlen . Wenn Sie jedoch einen Dienstleister für den Kauf oder die Miete einer Datei suchen, ist es für Sie von Vorteil, sich über die Methoden der Datenerhebung zu informieren.

Selbstverständlich können Sie potenzielle Kunden auch über Listen kontaktieren, die keine Opt-In-Liste sind. Aber seien Sie vorsichtig mit den Konsequenzen.  

Die meisten Messaging-Dienste verfügen über leistungsstarke Algorithmen, die es ihnen ermöglichen, nicht-opt-in-Datenbanken oder Listen zu erkennen, die bereits weitgehend überlastet sind. Wenn Sie sich an einen skrupellosen Dienstleister wenden, laufen Sie Gefahr, auf die schwarze Liste gesetzt zu werden. Ihre E-Mails landen direkt in Spam-Nachrichten und Ihre Zustellbarkeit wird dauerhaft beeinträchtigt.

Wenn Ihre Nachrichten dennoch in den Posteingängen Ihrer Empfänger ankommen, besteht auch die Gefahr, dass sie als Spam gekennzeichnet werden. 

Informieren Sie sich daher unbedingt beim Dienstleister über die Herkunft der Daten. Darüber hinaus liegt es auch in Ihrem Interesse, an einer fein segmentierten Liste zu arbeiten. Tatsächlich fordert die CNIL, dass die Anfragen in direktem Zusammenhang mit der Position der kontaktierten Person stehen.

Durch eine gute Segmentierung wird Ihr Kontakt natürlicher. Schließlich haben natürlich auch die Relevanz und die Qualität der Botschaft einen Einfluss auf die Reaktion und das Engagement der Kontakte.