Ein solider Betriebsplan kann den Erfolg eines Projekts sicherstellen, insbesondere auf Teamebene. Es ist ein notwendiges Werkzeug, um die Ziele zu erreichen, die Sie in einer Strategie definiert haben.
Ein erfolgreicher Betriebsplan basiert auf der Befolgung einer entscheidenden Regel: „Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Ziele.“ Tatsächlich müssen Sie sicherstellen, dass jeder Aspekt in die richtige Richtung geht, um über Wasser zu bleiben. Darüber hinaus hilft Ihnen ein Betriebsplan dabei, Bereiche zu identifizieren, die nicht genügend Einnahmen generieren oder Verluste verursachen, und unterstützt Sie dann bei der Formulierung notwendiger Änderungen. Bevor Sie mit der operativen Planung beginnen, müssen Sie außerdem zunächst sicherstellen, dass der strategische Plan vorliegt.
Wie sieht der Einsatzplan aus?
Ein Betriebsplan ist ein strategisches Dokument, das definiert, wie verschiedene Teams oder Abteilungen, wie z. B. Personalbeschaffung, Marketing und Finanzen , zur Erreichung der unterschiedlichen Ziele und Vorgaben des Unternehmens beitragen. Es fasst die täglichen Aktivitäten zusammen, die für das ordnungsgemäße Funktionieren eines Unternehmens erforderlich sind. Es beschreibt tägliche Aufgaben, um klar zu definieren, wie ein Team zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt.
Unterschied zwischen strategischer und operativer Planung
Der strategische Plan umfasst die Festlegung einer Richtung für die Organisation, die Gestaltung von Zielen und Vorgaben sowie die Festlegung einer Reihe umzusetzender Strategien, damit die Organisation ihre Ziele erreichen kann. Der strategische Plan ist ein allgemeiner Leitfaden für die Führung der Organisation auf der Grundlage der Prioritäten und Ziele der Stakeholder. Der strategische Plan legt NICHT die täglichen Aufgaben und Aktivitäten im Zusammenhang mit der Leitung der Organisation fest.
Im Gegensatz dazu der Betriebsplan sehr detaillierte Informationen, die den Menschen bei der Ausführung der täglichen Aufgaben helfen sollen, die für die Verwaltung der Organisation erforderlich sind. Das Management und die Mitarbeiter der Organisation müssen sich bei der Durchführung ihrer täglichen Arbeit häufig auf den Betriebsplan beziehen.
Wie entwickelt man einen Einsatzplan?
Da Betriebspläne mit dem Ziel entwickelt werden, Mittel, Ressourcen und Personal für jeden Zeitraum von ein bis drei Jahren bereitzustellen, müssen alle Schritte, die ein Betriebsplan umfassen muss, diesem Zweck dienen.
Sehen Sie sich den Einsatzplan an
Wie bei jedem Projektplan ist es am besten, mit der Vision zu beginnen. Zu den Hauptmerkmalen eines Betriebsplans gehören Aufgaben, die auf die Erreichung bestimmter, klar definierter Ziele , sowie die Führung Ihrer Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie optimale Leistungen erbringen. Identifizieren Sie Ihre Vision anhand dieser Ebenen, dann können Sie mit der Recherchephase beginnen.
Recherche und Identifizierung von Zielen
Um mit der Entwicklung Ihres Betriebsplans zu beginnen, überprüfen Sie zunächst Ihre Ziele. Das Ziel eines Einsatzplans besteht darin, fünf Hauptfragen zu beantworten:
Wie hoch ist das Budget? Vergleichen Sie das Budget des letzten Jahres mit dem diesjährigen.
Wo ist das Team? Gehen Sie diese Frage aus der Perspektive von Budget, Ressourcen und Teammitgliedern an.
Wo will das Team sein? Denken Sie an diese Zeit im nächsten Jahr, in zwei Jahren, in drei Jahren usw.
Wie kann das Team dies erreichen?
An welchen Maßstäben sollten wir unseren Fortschritt messen? Dazu können Produkteinführungszeiten, die Anzahl der hergestellten Produkte, die Anzahl der vom Kundendienst abgeschlossenen Fälle, die Anzahl der erhaltenen 5-Sterne-Bewertungen, die Anzahl der gewonnenen Kunden, eine Umsatzsteigerung um einen bestimmten Prozentsatz usw. gehören.
Um diese Fragen zu beantworten, müssen Sie Ihre Teammitglieder befragen, indem Sie ihnen diese Fragen stellen und dann ihre Antworten kategorisieren. Priorisieren Sie ihre Antworten in einem Quadranten: am einfachsten umzusetzen -> am schwierigsten umzusetzen und am wichtigsten umzusetzen -> am wenigsten umzusetzen. Dann beginnen Ihre Ziele Gestalt anzunehmen und klarer zu werden.
Weisen Sie ein Budget und Personen zu
Nachdem Sie Ihre Ziele definiert haben, ist es wichtig zu beachten, dass das Budget für Ihren operativen Plan aus dem Jahresbudget Ihrer Abteilung stammt. Allerdings ist das Budget die erste zu berücksichtigende Zeile, wenn Sie mit der Zuweisung von Aufgaben, Ressourcen und der Zuweisung von Budgets an Teammitglieder beginnen.
Holen Sie in dieser Phase auch Feedback ein, denn möglicherweise gibt es jemanden, der besser für die von Ihnen zugewiesene Rolle geeignet ist, oder Sie können unnötige Schritte ganz aus dem Prozess streichen.
Bericht über den operativen Plan
Sobald Sie Ihren Betriebsplan entwickelt haben, müssen Sie über einen Prozess verfügen, um all dies im Verlauf des Plans zu melden. Es sollte klare Ziele mit Liefergegenständen, Zielen, Zeitplänen und dem für die Umsetzung des Plans erforderlichen Personal enthalten.
Stakeholder, andere Abteilungsleiter und das Management möchten den Fortschritt Ihres Betriebsplans bei jedem Benchmark überprüfen, sei es monatlich, vierteljährlich oder auf Projektbasis. Stellen Sie daher sicher, dass Sie alle Ihre Ergebnisse melden und sicherstellen, dass das Management immer an Bord ist. Projekt-Dashboards können eine einfache Lösung für schnelle und genaue Aktualisierungen sein.
Passen Sie den Einsatzplan bei Bedarf an
Wie bei jedem gut geplanten Projekt müssen Sie immer bereit sein, den Überblick zu behalten. Haben Sie einen Benchmark erreicht, der nicht die erwarteten Ergebnisse lieferte? Bei einem Betriebsplan sind die Aktivitäten so detailliert, dass Sie jetzt genau wissen und verstehen können, welcher Teil des Plans nicht optimal funktioniert hat. Nehmen Sie Anpassungen vor, beziehen Sie bei Bedarf Teammitglieder ein, holen Sie sich die Zustimmung der Stakeholder und gehen Sie mit Ihrem neu verfeinerten Betriebsplan zum nächsten Benchmark über.
Solche Anpassungen lassen sich leicht vornehmen, wenn Sie Ihren Plan vorausschauend mithilfe einer Projektplanungssoftware entwickelt haben. Wenn Sie Anpassungen an einer statischen Excel-Tabelle oder einem Word-Dokument vornehmen müssen, kann es Stunden dauern, bis alle Änderungen aktualisiert sind.
Betriebspläne funktionieren am besten, wenn sich die gesamte Abteilung darauf einlässt, Fälligkeitstermine für Aufgaben festlegt, Erfolgsziele misst, über Probleme berichtet und effektiv zusammenarbeitet. Sie funktionieren noch besser, wenn eine Kommunikation zwischen den Abteilungen stattfindet, um sicherzustellen, dass die gesamte Maschine reibungslos läuft, wenn jedes Team sein Ziel erreicht.
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