In der heutigen Berufswelt ist E-Mail zu einem unverzichtbaren Kommunikationskanal geworden, insbesondere im B2B-Bereich, wo sie eine wesentliche Rolle bei der Kundengewinnung und dem Aufbau von Loyalität spielt.
Doch trotz ihrer Wirksamkeit führen nicht alle E-Mails zu einer sofortigen Antwort. Daher ist es oft notwendig, mit einem Interessenten oder Kunden in Kontakt zu bleiben, um das Engagement aufrechtzuerhalten und das Gespräch voranzutreiben. Eine gut geschriebene Folge-E-Mail kann der Schlüssel zur Maximierung Ihrer Erfolgschancen sein.
Dieser Artikel bietet Ihnen praktische Ratschläge und konkrete Beispiele für das Verfassen einer effektiven Folge-E-Mail und das Erhalten einer Antwort.
Warum eine Folge-E-Mail verwenden?
Der Versand von Erinnerungs-E-Mails ist in vielen Tätigkeitsbereichen, insbesondere im kommerziellen Bereich, gängige Praxis. Eine Folge-E-Mail erinnert Ihren Kontakt an die Wichtigkeit des Angebots oder der Nachricht, die Sie zuvor gesendet haben. Diese Art von E-Mail ist aus mehreren Gründen besonders relevant:
- Reaktivieren Sie die Aufmerksamkeit eines Interessenten : Manchmal Interessenten oder Kunden nicht sofort, nicht aus Desinteresse, sondern weil sie beschäftigt sind oder Ihren Vorschlag vergessen haben. Eine Erinnerungs-E-Mail weckt ihre Aufmerksamkeit und regt sie zum Handeln an.
- Halten Sie das Engagement aufrecht : Wenn Sie sich bereits an einen potenziellen Kunden gewandt haben, dieser sich aber noch nicht gemeldet hat, kann ein Nachfassen der Schlüssel sein, um ihn zu einer Reaktion zu bewegen. Dies kann Ihnen auch dabei helfen, Ihre Erwartungen besser zu verstehen und Ihren Vorschlag entsprechend anzupassen.
- Optimieren Sie die Conversion-Chancen : Studien zeigen, dass eine einfache zusätzliche Erinnerungs-E-Mail die Rücklaufquote um rund 11 % steigern kann. Wenn diese Erinnerungen gut ausgeführt werden, bleiben sie am Entscheidungsprozess beteiligt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Folge-E-Mail ein leistungsstarkes Instrument zur Fortsetzung des Dialogs, zur Erinnerung an einen Vorschlag oder zur Bestätigung einer Aktion ist und eine potenziell verlorene Situation in eine erfolgreiche Chance verwandeln kann.
Wann sollte eine Folge-E-Mail gesendet werden?
Der Zeitpunkt Ihrer Folge-E-Mail ist entscheidend. Zu früh riskieren Sie, aufdringlich zu wirken, zu spät könnten Sie das Interesse des Interessenten verlieren. Hier sind einige allgemeine Regeln, die Sie befolgen sollten Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt :
- Nachfassen nach zwei bis drei Tagen : Warten Sie im Allgemeinen zwei bis drei Tage, bevor Sie eine Folge-E-Mail senden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Empfänger Ihre ursprüngliche Nachricht nicht vergisst und gleichzeitig vermieden wird, dass der Eindruck entsteht, dass Sie zu aufdringlich sind. In diesem Zeitraum können Sie auch berücksichtigen, dass Ihr Gesprächspartner möglicherweise beschäftigt ist oder dringendere Prioritäten hat.
- Keine sofortige Erinnerung : Es ist wichtig, nicht noch am selben Tag eine Erinnerungs-E-Mail zu versenden. Dies mag überstürzt wirken und zu Belästigungsgefühlen führen. Der Abstand zwischen den Nachrichten sollte strategisch sein.
- Senden Sie nach einer Woche eine Erinnerung : Wenn Ihr Interessent nach mehreren Tagen immer noch nicht reagiert hat, können Sie eine eindringlichere Erinnerung senden und die Dringlichkeit oder Relevanz des Angebots hervorheben. Es ist jedoch am besten, nicht länger als eine Woche zu warten, ohne nachzufragen, da der Interessent sonst Ihren Vorschlag möglicherweise vergessen hat.
Wie schreibe ich eine Folge-E-Mail?
Das Verfassen einer effektiven Folge-E-Mail erfordert eine sorgfältige Vorgehensweise. Hier sind die Schlüsselelemente, die Sie berücksichtigen sollten, um eine relevante, wirkungsvolle und höfliche Botschaft zu verfassen:
1 – Kontextualisieren Sie den ersten Austausch
Ihre Folge-E-Mail sollte mit einer kurzen Erinnerung an die Situation beginnen. Dies wird Ihrem Gesprächspartner helfen, sich an Ihre erste Interaktion zu erinnern. Zum Beispiel :
- Beispiel : „Ich möchte mich bezüglich unseres am [Datum] gesendeten Vorschlags bezüglich [Name des Produkts/der Dienstleistung] bei Ihnen melden. »
Dieser Satz hilft dabei, den Kontext festzulegen und zeigt, dass Sie nicht nur eine allgemeine Nachricht senden.
2 – Erklären Sie den Grund für die Erinnerung
Ziel ist es, das Interesse an Ihrem Angebot zu bekräftigen, ohne aufdringlich zu wirken. Sie müssen noch einmal erklären, warum Ihr Vorschlag relevant ist und welchen Nutzen er für Ihren Gesprächspartner haben kann.
- Beispiel : „Ich bin davon überzeugt, dass [Name des Produkts/der Dienstleistung] Ihre Bedürfnisse wirklich erfüllen könnte, indem Sie [das Problem Ihres potenziellen Kunden beschreiben]. Wir haben kürzlich einige neue Funktionen hinzugefügt, die Sie interessieren könnten. »
Mit anderen Worten: Sie unterstreichen den Wert Ihres Vorschlags und passen ihn speziell an die Bedürfnisse des Empfängers an.
3 – Die Struktur der Nachricht
Die Form ist ebenso wichtig wie die Substanz. Hier sind einige Grundregeln für die Strukturierung einer effektiven Folge-E-Mail:
- Klares Layout : Eine klare, gut organisierte Nachricht erleichtert das Lesen. Vermeiden Sie zu viele Details und seien Sie prägnant.
- Verwenden Sie Listen : Wenn Sie mehrere Elemente (Vorteile, Funktionen usw.) auflisten müssen, wählen Sie eine Liste mit Aufzählungszeichen, damit der Inhalt leichter zu lesen und zu verstehen ist.
- Aufruf zum Handeln (CTA) : Eine gute Folge-E-Mail endet immer mit einem klaren Aufruf zum Handeln. Bieten Sie beispielsweise ein Treffen oder eine Vorführung an oder fragen Sie, ob der Interessent das Angebot weiter besprechen möchte.
- Beispiel : „Wären Sie für ein kurzes Treffen verfügbar, um die Möglichkeiten der Integration unserer Lösung in Ihr Unternehmen zu besprechen?“ »
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4 – Kümmere dich um die Schlussfolgerung
Der Abschluss sollte zur Diskussion einladen, aber auf eine lockere und freundliche Art und Weise. Vermeiden Sie zu förmliche oder aggressive Formeln.
- Beispiel : „Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben, ich würde Ihnen gerne antworten. »
Dies verleiht Ihrer Nachricht einen natürlicheren und entspannteren Ton und regt zu einer Reaktion an.
Beispiele für Erinnerungs-E-Mails
Hier sind einige praktische Beispiele, die Sie anhand verschiedener Genesungssituationen inspirieren sollen.
1 – Nachbereitung nach einem kommerziellen Angebot
Betreff: Folgemaßnahmen zu unserem Vorschlag – [Name Ihres Unternehmens]
Hallo [Empfängername],
Ich möchte Sie an unseren Vorschlag erinnern, der am [Sendedatum] gesendet wurde. Gerne besprechen wir ausführlicher, wie [Ihr Firmenname] Ihnen beim Erreichen Ihrer Ziele helfen kann.
Für Fragen oder die Vereinbarung eines Anrufs stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
2 – Nachverfolgung nach keiner Antwort
Betreff: Relaunch unserer Börse – [Name Ihres Unternehmens]
Hallo [Vorname],
Ich hoffe, es geht dir gut. Ich möchte Sie daran erinnern, meine vorherige Nachricht vom [Datum des Versands] zu befolgen. Vielleicht hatten Sie noch keine Gelegenheit, es zu konsultieren? Gerne bespreche ich den [Betreff der E-Mail] mit Ihnen, wann immer Sie möchten.
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]
3 – Nachbereitung nach einem Vorstellungsgespräch
Betreff: Nachbereitung unseres Interviews am [Datum] – [Name Ihres Unternehmens]
Hallo [Vorname],
Erlauben Sie mir, auf unser Interview am [Datum] zurückzukommen. Ich würde gerne wissen, ob Sie Zeit hatten, über unsere Diskussion nachzudenken und ob Sie weitere Informationen benötigen.
Vielen Dank für Ihr Feedback,
[Ihr Name]
Abschluss
Erinnerungs-E-Mails sind unerlässlich, um Ihre Chancen auf einen Verkaufsabschluss zu maximieren, eine Beziehung zu einem potenziellen Kunden aufrechtzuerhalten oder eine vergessene Gelegenheit neu zu entfachen. Durch die Anwendung von Best Practices für Timing, Struktur und Inhalt können Sie wirkungsvolle Botschaften erstellen, die Ihre Erfolgschancen erhöhen. Vergessen Sie nicht, Ihre Erinnerungen zu personalisieren, die Leute an die Vorteile Ihres Angebots zu erinnern und einen höflichen und ansprechenden Ton anzunehmen. Mit ein wenig Übung können Sie aus einem Follow-up eine echte Geschäftsmöglichkeit machen.
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