Las acciones de la CNIL tienen como objetivo regular el tratamiento de datos personales. “Procesamiento de datos” significa cualquier operación o grupo de operaciones relacionadas con datos personales. Se trata, por tanto, de todo el proceso de los datos: recogida, registro, organización, conservación, modificación, extracción, consulta, utilización, etc.).

En consecuencia, el mantenimiento de un fichero de prospección, de una base de datos de clientes o incluso de la recogida de datos a través de formularios web debe cumplir las exigencias de la CNIL.

En primer lugar, cualquier tratamiento de datos debe corresponder a un objetivo claro y específico. Esta finalidad obviamente debe ser legal pero también legítima en relación con su actividad profesional.

A continuación, si recopila datos, debe poder informar a sus contactos sobre cómo utiliza su información personal. También deberá garantizar un uso de los datos que respete su privacidad.

Por tanto, un procesamiento de datos virtuoso debe cumplir varios requisitos:

• Relevancia: ¿los datos recopilados son realmente necesarios para el objetivo previsto?
• Transparencia: ¿las personas cuyos datos tratamos han recibido información previa clara y explícita?
• Respeto de los derechos: ¿podemos garantizar los derechos de información, acceso y supresión de los datos?
• Control de datos: ¿el intercambio y la circulación de datos están supervisados ​​y contractualizados?
• Seguridad: ¿son suficientes las medidas de seguridad informática para garantizar la protección de datos?

En la práctica, el RGPD ahora exige que las empresas tengan un registro del procesamiento implementado. Pero, sobre todo, la legislación plantea interrogantes sobre dos puntos cruciales: la noción de consentimiento y el derecho de oposición.

Las reglas relativas a la prospección B2B

Para los profesionales B2B, el RGPD no ha alterado las normas legales existentes. El principio es siempre el de información previa y el derecho de oposición. Al recoger su dirección de correo electrónico, deberá informar a la persona que su dirección de correo electrónico será utilizada para acciones de prospección. También deberá asegurarse de que puedan oponerse a este uso de forma sencilla y gratuita.

En la práctica, la CNIL recomienda encarecidamente el consentimiento explícito del cliente potencial (opt-in), pero no es obligatorio en B2B (a diferencia de B2C). Por lo tanto, está autorizado a continuar enviando correos electrónicos de exclusión voluntaria siempre que:

• Informar sobre las condiciones del tratamiento de datos
• Respetar el derecho de oposición
• Asegúrese de que el tema de la solicitud esté relacionado con la profesión practicada por el cliente potencial.

En cualquier caso, en cada correo electrónico deberás incluir:

• La identidad del remitente.
• Una manera fácil de optar por no recibir mensajes futuros (por ejemplo, en forma de un enlace para cancelar la suscripción al final del mensaje)

¿Qué impacto tiene en el contexto de la compra o alquiler de una base de datos?

Cuando utiliza un fichero de prospección comprado o alquilado, realiza operaciones de tratamiento de datos. Sin embargo, usted no interviene en la fase de recopilación de datos.  

A pesar de todo, al ponerse en contacto con los clientes potenciales por correo electrónico en su nombre, debe respetar la normativa vigente e, idealmente, respetar las recomendaciones éticas emitidas por la CNIL.

Cuando se comunique por primera vez con los contactos de la lista, deberá indicarles cómo ejercer sus derechos, en particular el derecho de oposición, así como la fuente de donde proceden los datos utilizados. 

Luego, cada uno de tus mensajes debe incluir:

• Mención de su empresa
• La razón por la que el contacto recibe comunicación suya
• Un objeto relacionado con la profesión de la persona contactada.
• Un enlace para darse de baja

También deberá actualizar periódicamente su expediente teniendo en cuenta las solicitudes de baja de los contactos.

Elija un proveedor de servicios que respete la legislación y la ética

La CNIL sólo recomienda el consentimiento de contacto . Pero, cuando busque un proveedor de servicios para comprar o alquilar un archivo, le resultará beneficioso conocer los métodos de recopilación de datos.

Ciertamente, puede ponerse en contacto con clientes potenciales de listas que no están incluidas. Pero tenga cuidado con las consecuencias.  

La mayoría de los servicios de mensajería tienen potentes algoritmos que les permiten detectar bases de datos no voluntarias o listas que ya están en gran medida sobreutilizadas. Al recurrir a un proveedor de servicios sin escrúpulos, corre el riesgo de encontrarse en la lista negra. Sus correos electrónicos llegarán directamente a los mensajes de spam y su capacidad de entrega se verá afectada permanentemente.

Si sus mensajes aún llegan a las bandejas de entrada de sus destinatarios, también corre el riesgo de que los marquen como spam. 

Por lo tanto, deberá consultar con el proveedor del servicio el origen de los datos. Además, también le conviene trabajar en una lista finamente segmentada. De hecho, la CNIL solicita que las solicitudes estén directamente relacionadas con el puesto de la persona contactada.

Una buena segmentación hará que tu contacto sea más natural. Finalmente, obviamente, la relevancia y la calidad del mensaje tendrán un impacto en la reacción y el compromiso de los contactos.