Las acciones de la CNIL tienen como objetivo controlar el tratamiento de datos personales. Tratamiento de datos” significa cualquier operación o grupo de operaciones que involucren datos personales. Se trata de todo el recorrido de los datos: recogida, registro, organización, conservación, modificación, extracción, consulta, uso, etc.)

Por tanto, el mantenimiento de un fichero de prospección, de una base de datos de clientes o de la recogida de datos a través de formularios en la web debe cumplir los requisitos de la CNIL.

En primer lugar, cualquier tratamiento de datos debe tener una finalidad clara y específica. Esta finalidad obviamente debe ser legal pero también legítima en relación con su actividad profesional.

En segundo lugar, si recopila datos, debe poder informar a sus contactos sobre cómo utiliza su información personal. También debe asegurarse de que los datos se utilicen de forma que se respete su privacidad.

Por tanto, un procesamiento de datos virtuoso deberá cumplir varios requisitos:

• Relevancia: ¿los datos recopilados son realmente necesarios para el fin?
• Transparencia: ¿se ha informado previamente de forma clara y explícita a las personas cuyos datos se están tratando?
• Respeto de los derechos: ¿se pueden garantizar los derechos de información, acceso y supresión de datos?
• Control de datos: ¿el intercambio y la circulación de datos están regulados y contractualizados?
• Seguridad: ¿son suficientes las medidas de seguridad informática para garantizar la protección de los datos?

En la práctica, el RGPD exige ahora que las empresas dispongan de un registro de las operaciones de tratamiento realizadas. Pero, sobre todo, la legislación plantea interrogantes sobre dos puntos cruciales: la noción de consentimiento y el derecho a oponerse.

Las reglas para la prospección B2B

Para los profesionales B2B, el RGPD no ha alterado las normas legales existentes. El principio es siempre el de información previa y el derecho de oposición. En el momento de la recogida de la dirección de correo electrónico, deberá informar a la persona que su dirección de correo electrónico se utilizará con fines de marketing. También debes asegurarte de que ella pueda oponerse a este uso de forma sencilla y gratuita.

En la práctica, la CNIL recomienda encarecidamente el consentimiento explícito del cliente potencial (opt-in), pero no es obligatorio en B2B (a diferencia de B2C). Por lo tanto, se permite continuar enviando correos electrónicos de exclusión voluntaria siempre que:

• Informar sobre las condiciones del tratamiento de datos
• Respetar el derecho de oposición
• Asegúrese de que el propósito de la solicitud esté relacionado con la profesión del cliente potencial.

En todos los casos, en cada correo electrónico deberá incluir:

• La identidad del emisor.
• Una forma sencilla de optar por no recibir mensajes futuros (por ejemplo, en forma de un enlace para cancelar la suscripción al final del mensaje)

¿Cuál es el impacto de comprar o alquilar una base de datos?

Cuando utiliza un archivo de prospección comprado o alquilado, está realizando operaciones de procesamiento de datos. Sin embargo, usted no participa en la fase de recopilación de datos.

Sin embargo, al ponerse en contacto con clientes potenciales por correo electrónico en su nombre, debe respetar la normativa vigente e, idealmente, respetar las recomendaciones éticas emitidas por la CNIL.

Cuando se comunique por primera vez con los contactos de la lista, deberá indicarles cómo pueden ejercer sus derechos, incluido el derecho de oposición, y la fuente de los datos utilizados.

Luego, cada uno de tus mensajes debe incluir:

• La mención de su empresa.
• El motivo por el cual el contacto recibe una comunicación suya
• Un objeto relacionado con la profesión de la persona contactada.
• Un enlace para darse de baja

También deberás actualizar periódicamente tu ficha teniendo en cuenta las solicitudes de baja de los contactos.

Elija un proveedor que respete la ley y la ética

La CNIL sólo recomienda el consentimiento de los contactos en B2B. Sin embargo, cuando busque un proveedor de servicios para comprar o alquilar un archivo, le resultará beneficioso saber cómo se recopilan los datos.

Por supuesto, puede ponerse en contacto con clientes potenciales de listas que no están incluidas. Pero cuidado con las consecuencias.

La mayoría de los servicios de correo electrónico tienen potentes algoritmos que les permiten detectar bases de datos no voluntarias o listas que ya están muy utilizadas en exceso. Si recurre a un proveedor sin escrúpulos, corre el riesgo de ser incluido en la lista negra. Sus correos electrónicos llegarán directamente a la carpeta de spam y su capacidad de entrega se verá afectada permanentemente.

Si sus mensajes aún llegan a las bandejas de entrada de sus destinatarios, también existe el riesgo de que los reporten como spam.

Por tanto, es recomendable consultar con el proveedor del servicio el origen de los datos. Además, también deberías trabajar en una lista finamente segmentada. De hecho, la CNIL exige que las solicitudes estén directamente relacionadas con el puesto de la persona contactada.

Una buena segmentación hará que tu contacto sea más natural. Finalmente, por supuesto, la relevancia y la calidad del mensaje tendrán un impacto en la reacción y el compromiso de los contactos.