Tener un plan operativo sólido implementado puede garantizar el éxito de un proyecto, especialmente a nivel de equipo. Es una herramienta necesaria para alcanzar los objetivos que has definido en una estrategia.
Un plan operativo exitoso depende de seguir una regla crucial: "centrarse en los objetivos más importantes". De hecho, debe asegurarse de que todos los aspectos funcionen en la dirección correcta para mantenerse a flote. Además, un plan operativo le ayuda a identificar áreas que no generan suficientes ingresos o que causan pérdidas y luego le ayuda a formular los cambios necesarios. Además, antes de comenzar su planificación operativa, primero debe asegurarse de que el plan estratégico esté implementado.
¿Cuál es el plan operativo?
Un plan operativo es un documento estratégico que define cómo los diferentes equipos o departamentos, como reclutamiento, marketing y finanzas , contribuyen a lograr las diferentes metas y objetivos de la empresa. Resume las actividades diarias necesarias para el correcto funcionamiento de un negocio. Describe las tareas diarias para definir claramente cómo un equipo contribuye al logro de los objetivos de la empresa.
Diferencia entre planificación estratégica y operativa
El plan estratégico implica establecer una dirección para la organización, diseñar metas y objetivos e identificar una serie de estrategias a implementar para que la organización pueda alcanzar sus objetivos. El plan estratégico es una guía general para la gestión de la organización en función de las prioridades y objetivos de las partes interesadas. El plan estratégico NO estipula las tareas y actividades diarias relacionadas con la gestión de la organización.
Por el contrario, el plan operativo presenta información muy detallada destinada a guiar a las personas en la realización de las tareas diarias necesarias para gestionar la organización. La dirección y el personal de la organización deben consultar con frecuencia el plan operativo en el desempeño de su trabajo diario.
¿Cómo desarrollar un plan operativo?
Dado que los planes operativos se desarrollan con el objetivo de asignar fondos, recursos y personal para cada período de 1 a 3 años, todos los pasos que debe incluir un plan operativo deben servir a este esfuerzo.
Ver el plan operativo
Como ocurre con cualquier plan de proyecto, lo mejor es comenzar con la visión. Las características principales de un plan operativo incluyen tareas destinadas a lograr objetivos particulares y claramente definidos , así como la gestión de su personal para garantizar que se desempeñe de manera óptima. Identifique su visión en función de estos niveles y luego podrá comenzar la fase de investigación.
Investigación e identificación de objetivos.
Para comenzar a desarrollar su plan operativo, comience revisando sus objetivos. El objetivo de un plan operativo es responder cinco preguntas principales:
¿Cuál es el presupuesto? Compare el presupuesto del año pasado con el de este año.
¿Dónde está el equipo? Aborde esta pregunta desde la perspectiva del presupuesto, los recursos y los miembros del equipo.
¿Dónde quiere estar el equipo? Piense en esta época el año que viene, dentro de dos años, dentro de tres años, etc.
¿Cómo puede el equipo lograr esto?
¿Qué puntos de referencia deberíamos utilizar para medir nuestro progreso? Esto podría incluir tiempos de lanzamiento de productos, cantidad de productos producidos, cantidad de casos cerrados por el servicio de atención al cliente, cantidad de reseñas de 5 estrellas recibidas, cantidad de clientes adquiridos, aumento en la facturación comercial de un cierto porcentaje, etc.
Para responder a estas preguntas, deberá encuestar a los miembros de su equipo haciéndoles estas preguntas y luego categorizar sus respuestas. Priorice sus respuestas en un cuadrante: más fácil de ejecutar -> más difícil de ejecutar y más importante de ejecutar -> menos importante de ejecutar. Aquí es cuando tus objetivos comenzarán a tomar forma y a volverse más claros.
Asignar un presupuesto y personas
Una vez que haya definido sus objetivos, es importante tener en cuenta que el presupuesto de su plan operativo proviene del presupuesto anual de su departamento. Dicho esto, el presupuesto es la primera línea a considerar cuando comienzas a asignar tareas, recursos y asignar presupuesto a los miembros del equipo.
También obtenga comentarios en esta etapa, ya que puede haber alguien que se adapte mejor al rol que le ha asignado, o es posible que pueda eliminar por completo los pasos innecesarios del proceso.
Informe del plan operativo
Una vez que haya desarrollado su plan operativo, debe contar con un proceso para informar todo esto a medida que avanza el plan. Debe incluir objetivos claros con entregables, metas, cronogramas y el personal necesario para llevar a cabo el plan.
Las partes interesadas, otros jefes de departamento y la gerencia querrán revisar el progreso de su plan operativo en cada punto de referencia, ya sea mensual, trimestral o por proyecto; así que asegúrese de informar todos sus hallazgos y de que la gerencia esté siempre a bordo. Los paneles de proyectos pueden ser una solución sencilla para obtener actualizaciones rápidas y precisas.
Ajustar el plan operativo si es necesario
Como ocurre con cualquier proyecto bien planificado, siempre debes estar preparado para dar un giro. ¿Alcanzó un punto de referencia que no arrojó los resultados esperados? Con un plan operativo, las actividades son tan detalladas que ahora puedes saber y comprender exactamente qué parte del plan no estaba funcionando de manera óptima. Realice ajustes, involucre a los miembros del equipo según sea necesario, obtenga la aceptación de las partes interesadas y avance al siguiente punto de referencia con su plan operativo recientemente refinado.
Estos ajustes son fáciles de realizar si ha tenido la previsión de desarrollar su plan utilizando un software de planificación de proyectos. Si necesita realizar ajustes en una hoja estática de Excel o un documento de Word, puede llevar horas actualizar todos los cambios.
Los planes operativos funcionan mejor cuando todo el departamento los acepta, estableciendo fechas de vencimiento para las tareas, midiendo los objetivos de éxito, informando problemas y colaborando de manera efectiva. Funcionan aún mejor cuando existe comunicación entre departamentos para garantizar que toda la máquina funcione sin problemas cuando cada equipo logra su objetivo.
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