La espectacular afluencia del trabajo remoto en 2021 ha dado lugar a toneladas de nuevas herramientas de colaboración. Pero a veces las funciones más simples, como firmar documentos, son las que pueden parecer más difíciles de superar para las empresas. Esta es exactamente la función que Zoho Sign pretende ayudar.
De hecho, la herramienta se lanzó años antes de la pandemia. Pero el año pasado se produjo la llegada de un gran número de nuevos usuarios y, por tanto, de nuevas funciones para atenderlos de forma más eficaz.
Más allá de simplemente firmar documentos, Zoho Sign tiene como objetivo proporcionar una plataforma segura que ayude a los equipos a automatizar ciertas funciones. Y gracias a sus numerosas funciones e integraciones, puede suponer un importante ahorro de tiempo para los equipos remotos y tradicionales.
Signo Zoho
Zoho Sign se lanzó inicialmente en julio de 2017 para facilitar la firma y automatización de documentos digitales. Está disponible en la web, en aplicaciones móviles y como aplicación de escritorio para dispositivos Mac. Y como ocurre con muchas plataformas Zoho, se integra automáticamente con una variedad de otras herramientas en el ecosistema Zoho One.
La herramienta funciona en varias direcciones. Puede firmar documentos digitalmente usted mismo y enviar copias firmadas por correo electrónico a sus empleados o clientes. También puedes enviar documentos a otras personas para pedirles que los firmen, o incluso hacer que los firmen en el acto.
Hay varios planes disponibles, que van desde gratis hasta $20 por mes para un plan comercial. Para los equipos que necesitan enviar y firmar muchos documentos digitales, el plan Enterprise es uno de los pocos en la industria que ofrece firma de documentos ilimitada. Sin embargo, hay opciones más asequibles disponibles para quienes tienen menos necesidades de firma digital.
Firmas fáciles
Facilitar las firmas digitales es la función más fundamental de Zoho Sign. Así es como funciona. Si necesita la firma de alguien, simplemente cargue el documento y agregue los datos de contacto de la persona. Zoho le enviará el documento, le proporcionará todo lo que necesita para firmar y le notificará cuando esté completo. Incluso puedes enviar recordatorios directamente desde tu panel de control.
En el otro extremo del proceso, también puedes utilizarlo para firmar documentos tú mismo. En tu panel de control, hay una sección de documentos esperando tu firma para que puedas revisarlos y firmarlos rápidamente. Para comenzar a firmar, simplemente ingrese su nombre, función y dirección de correo electrónico. También puede crear un perfil personal que incluya su firma digital para firmar fácilmente. Luego, también podrá ver análisis de sus documentos completados, así como de aquellos que han sido rechazados o están en progreso.
Zoho Sign también incluye algunas funciones avanzadas, como la capacidad de personalizar documentos y solicitudes. Por ejemplo, puede agregar su logotipo y crear plantillas de documentos. E incluso puede crear procesos de firma, como firmas y aprobaciones de documentos.
Seguridad
Algunos de los documentos que debes firmar o hacer firmar pueden contener información sensible. Por tanto, es importante que su software de firma de documentos tenga suficientes funciones de seguridad.
Zoho Sign incluye cifrado de nivel militar y tecnología blockchain para proteger documentos y flujos de trabajo. También puede autenticar documentos y firmas para garantizar que se respeten sus procesos. La herramienta también cumple con las leyes de firma electrónica como ESIGN y eIDAS.
Chandramouli Dorai, comercializador de productos de Zoho Sign &; Vault dijo en una entrevista telefónica con Magileads : “Muchas pequeñas empresas no conocen la diferencia entre una firma electrónica y una firma digital. Una firma electrónica es básicamente una imagen de su firma agregada a un documento. Sigue siendo legalmente válido, pero puede falsificarse fácilmente. Una firma digital no se puede falsificar, por lo que proporciona más seguridad. Y Zoho Sign es una plataforma de firma digital. »
Integraciones
Zoho Sign se integra con más de una docena de plataformas en el ecosistema de Zoho y más allá para facilitar aún más las firmas digitales. En herramientas de Zoho como Zoho CRM, puede solicitar fácilmente firmas de documentos en el mismo panel. Esto puede ser una poderosa automatización y un esfuerzo que ahorra tiempo para los equipos de ventas, incorporación o servicio al cliente.
Dorai explica: “Si tiene un nuevo cliente potencial que ingresa a Zoho CRM, puede enviarle automáticamente un acuerdo de confidencialidad como parte de su flujo de trabajo normal, sin salir de la aplicación original. »
Pero también existen integraciones con otras plataformas como Microsoft Teams, Gmail y Zapier. Entonces, incluso si usted, los miembros de su equipo o sus clientes trabajan desde estas otras plataformas, crear firmas digitales debería ser relativamente sencillo.
Actualizaciones de trabajo remoto
A partir de marzo de 2021, Zoho Sign comenzó a ver un aumento significativo en los registros. De hecho, los usuarios aumentaron aproximadamente tres veces la tasa normal. Y este número de usuarios ha aumentado a nivel global, desde Asia hasta América Latina. Entonces, una de las primeras actualizaciones a las que Zoho dio prioridad fue mejorar la capacidad de la herramienta para funcionar globalmente.
Dorai dice: “Para atender a esta nueva audiencia, hemos comenzado a implementar Zoho Sign en más idiomas regionales. Así, todo el proceso de firma de documentos ahora está disponible en 12 idiomas. Y planeamos aumentar este número a 24 idiomas para fines de 2021”.
Sin embargo, esta fue solo una de las muchas actualizaciones que Zoho Sign agregó durante el último año para satisfacer esta nueva demanda. Otros incluyen:
- Lanzamiento de nuevas aplicaciones para Mac y iPad
- Aumento del límite de carga de 25 a 40 documentos a la vez
- Se agregaron integraciones adicionales al ecosistema Zoho.
- Se agregaron integraciones adicionales con herramientas de terceros como Microsoft Teams.
- Plataformas móviles mejoradas
- Comprender las opciones de copia de seguridad en la nube
- Posibilidad de personalizar completamente las plantillas de correo electrónico
Zoho se esfuerza constantemente por mejorar su línea integral de productos para satisfacer las demandas de las empresas actuales. Durante el año pasado, la forma en que operan las empresas ha cambiado mucho. Y Zoho Sign proporciona una solución simple pero sofisticada a un problema común. Por lo tanto, con sus integraciones con otras plataformas Zoho One, esta herramienta ha desempeñado y probablemente seguirá desempeñando un papel importante en el soporte de operaciones remotas.
