La prospezione commerciale è disciplinata da un quadro giuridico specifico. In Francia, è la CNIL a garantire il rispetto della legislazione vigente in materia di protezione dei dati personali. La CNIL svolge la missione di fornire informazioni e supportare le imprese nel loro processo di conformità. Vigila inoltre sui diritti degli utenti in materia di trattamento dei dati e ha potere di controllo e sanzionatori in caso di violazioni. Come adeguare le vostre azioni di prospezione commerciale ai requisiti della CNIL? Cosa devi sapere per fare prospecting nel B2B nell’era del GDPR?
La CNIL (Commissione Nazionale per l'Informazione e le Libertà) è un'autorità amministrativa indipendente creata nel 1978 e responsabile di garantire la protezione dei dati personali degli utenti nel mondo digitale.
Svolge un ruolo di regolamentazione su questioni relative alla protezione dei dati. Supporta i professionisti nel rispetto delle normative. E aiuta anche le persone a controllare meglio i propri dati.
In pratica, la CNIL svolge 4 missioni:
La CNIL controlla in particolare le azioni di prospezione delle imprese. Per effettuare la ricerca, infatti, le aziende devono creare, acquistare o affittare internamente un database contenente dati personali.
Sono dati personali tutti i dati relativi a una persona fisica identificata o identificabile, direttamente o indirettamente, grazie a tali dati. Ad esempio, l'indirizzo e-mail, il numero di telefono, l'attività professionale, l'età e il sesso di una persona sono dati personali. Sono dati personali anche i dati comportamentali raccolti su Internet, ad esempio nell’ambito di una strategia di inbound marketing, purché collegati a un’identità.
Di conseguenza, qualsiasi azienda, nelle sue azioni di prospezione, è soggetta agli obblighi di conformità della CNIL e passibile di sanzioni in caso di violazione.
L’entrata in vigore del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) il 25 maggio 2018 ha sollevato molte domande tra i professionisti. In effetti, molti temevano che la nuova legislazione avrebbe influenzato le loro azioni di prospezione.
Il GDPR, infatti, rafforza gli obblighi delle aziende a 4 livelli:
Tuttavia, il GDPR non modifica le regole applicabili alle email di prospecting. Sul punto, la normativa in vigore deriva dalla direttiva e-Privacy, recepita nell'ordinamento francese nell'articolo L.34-5 del Codice delle comunicazioni postali ed elettroniche.
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Le azioni della CNIL mirano a regolamentare il trattamento dei dati personali. Per “trattamento dei dati” si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni relative ai dati personali. Si tratta quindi dell'intero processo dei dati: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, modificazione, estrazione, consultazione, utilizzo, ecc.).
Di conseguenza, il mantenimento di un dossier di prospezione, di un database di clienti o anche la raccolta di dati tramite moduli web devono soddisfare i requisiti della CNIL.
In primo luogo, qualsiasi trattamento dei dati deve corrispondere a un obiettivo chiaro e specifico. Tale finalità deve ovviamente essere legale ma anche legittima rispetto alla Sua attività professionale.
Successivamente, se raccogli dati, devi essere in grado di informare i tuoi contatti su come utilizzi le loro informazioni personali. È inoltre necessario garantire un utilizzo dei dati che rispetti la loro privacy.
Pertanto, un trattamento virtuoso dei dati deve soddisfare diversi requisiti:
In pratica, il GDPR ora impone alle aziende di dotarsi di un registro dei trattamenti implementati. Ma soprattutto la normativa solleva interrogativi su 2 punti cruciali: la nozione di consenso e il diritto di opposizione.
Per i professionisti B2B, il GDPR non ha stravolto le norme legali esistenti. Il principio è sempre quello della preinformazione e del diritto di opposizione. Quando raccogli il suo indirizzo email, devi informare la persona che il suo indirizzo email verrà utilizzato per azioni di prospezione. Dovrai inoltre assicurarti che possano opporsi a tale utilizzo in maniera semplice e gratuita.
In pratica, il consenso esplicito del potenziale cliente (opt-in) è fortemente raccomandato dalla CNIL ma non è obbligatorio nel B2B (a differenza del B2C). Si è pertanto autorizzati a continuare ad inviare email di opt-out a condizione che:
In ogni caso, in ogni email, dovrai includere:
Quando utilizzi un file di prospezione acquistato o noleggiato, esegui operazioni di elaborazione dei dati. Tu però non intervieni nella fase di raccolta dei dati.
Nonostante tutto, contattando i potenziali clienti via e-mail per tuo conto, sei tenuto a rispettare la normativa in vigore e, idealmente, a rispettare le raccomandazioni etiche emanate dalla CNIL.
Quando comunichi per la prima volta ai contatti presenti nella lista, dovrai indicare loro le modalità per esercitare i loro diritti, in particolare il diritto di opposizione, nonché la fonte da cui provengono i dati utilizzati.
Quindi, ciascuno dei tuoi messaggi dovrebbe includere:
Dovrai inoltre aggiornare regolarmente il tuo file tenendo conto delle richieste di annullamento dell'iscrizione dei contatti.
Il consenso al contatto è raccomandato dalla CNIL solo nel B2B . Ma quando cerchi un fornitore di servizi per l'acquisto o il noleggio di un file, trarrai vantaggio dalla scoperta dei metodi di raccolta dei dati.
Certamente, puoi contattare potenziali clienti da elenchi non opt-in. Ma attenzione alle conseguenze.
La maggior parte dei servizi di messaggistica dispone di potenti algoritmi che consentono loro di rilevare database o elenchi non accettati che sono già ampiamente sovrautilizzati. Rivolgendoti a un fornitore di servizi senza scrupoli, rischi di ritrovarti nella lista nera. Le tue e-mail arriveranno direttamente nei messaggi di spam e la tua consegna sarà influenzata in modo permanente.
Se i tuoi messaggi arrivano ancora nella casella di posta dei tuoi destinatari, corri anche il rischio che vengano contrassegnati come spam.
Dovresti quindi verificare con il fornitore del servizio l'origine dei dati. Inoltre, è anche nel tuo interesse lavorare su un elenco finemente segmentato. La CNIL, infatti, richiede che le richieste siano direttamente collegate alla posizione della persona contattata.
Una buona segmentazione renderà il tuo contatto più naturale. Infine, ovviamente, la pertinenza e la qualità del messaggio avranno un impatto sulla reazione e sul coinvolgimento dei contatti.
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Questa base comprende i decisori B2B (manager, dirigenti aziendali, responsabili delle risorse umane, direttori marketing, ecc.). È costituito da dati raccolti sul web poi aggregati e strutturati secondo un proprio algoritmo.
Di conseguenza, i dati contenuti nel nostro database sono dati pubblici, accessibili a tutti su Internet, che siamo responsabili di raccogliere e strutturare.
A differenza di alcuni database acquistati, ti diamo accesso ad un database molto più ampio e costantemente aggiornato.
Poi sta a te fare un uso virtuoso dei dati che ti mettiamo a disposizione. Le nostre condizioni generali di vendita ti impegnano al rispetto della normativa vigente e, in particolare:
Essendo molto attenti a queste buone pratiche, garantiamo un utilizzo ottimale dei nostri servizi nel tempo. Ci riserviamo infatti il diritto di escludere qualsiasi cliente che non rispetti queste regole per non degradare i nostri database.
La CNIL garantisce la protezione dei dati personali dei cittadini. È coinvolto in tutte le operazioni di trattamento dei dati, dalle modalità di raccolta delle informazioni al loro utilizzo nell'ambito di azioni di prospezione commerciale. Di conseguenza, la prospezione B2B può essere concepita solo nel quadro giuridico garantito dalla CNIL. Applicando pratiche che rispettano le raccomandazioni dell'autorità, ti proteggi da possibili sanzioni. Il rispetto delle norme etiche deve guidarvi anche nella scelta di un fornitore di servizi specializzato nella fornitura di dati.
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