Avere un solido piano operativo in atto può garantire il successo di un progetto, soprattutto a livello di team. È uno strumento necessario per raggiungere gli obiettivi che hai definito in una strategia.
Un piano operativo di successo si basa sul rispetto di una regola fondamentale: “concentrarsi sugli obiettivi più importanti”. In effetti, è necessario assicurarsi che ogni aspetto funzioni nella giusta direzione per rimanere a galla. Inoltre, un piano operativo ti aiuta a identificare le aree che non generano entrate sufficienti o che causano perdite, quindi ti aiuta a formulare le modifiche necessarie. Inoltre, prima di iniziare la pianificazione operativa, è necessario innanzitutto assicurarsi che il piano strategico sia in atto.
Qual è il piano operativo?
Un piano operativo è un documento strategico che definisce il modo in cui diversi team o dipartimenti, come reclutamento, marketing e finanza , contribuiscono al raggiungimento dei diversi traguardi e obiettivi dell'azienda. Riassume le attività quotidiane necessarie per il corretto funzionamento di un’impresa. Descrive le attività quotidiane per definire chiaramente il modo in cui un team contribuisce al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Differenza tra pianificazione strategica e operativa
Il piano strategico prevede l’impostazione di una direzione per l’organizzazione, la progettazione di traguardi e obiettivi e l’identificazione di una serie di strategie da implementare in modo che l’organizzazione possa raggiungere i propri obiettivi. Il piano strategico è una guida generale per la gestione dell’organizzazione in base alle priorità e agli obiettivi degli stakeholder. Il piano strategico NON stabilisce i compiti e le attività quotidiane legate alla gestione dell'organizzazione.
Al contrario, il piano operativo presenta informazioni molto dettagliate destinate a guidare le persone nello svolgimento delle attività quotidiane necessarie per gestire l'organizzazione. Il management e il personale dell'organizzazione devono fare frequentemente riferimento al piano operativo nello svolgimento del proprio lavoro quotidiano.
Come sviluppare un piano operativo?
Poiché i piani operativi vengono sviluppati con l'obiettivo di allocare fondi, risorse e personale per ogni periodo di 1-3 anni, tutti i passaggi che un piano operativo deve includere devono servire a questo sforzo.
Visualizza il piano operativo
Come per qualsiasi piano di progetto, è meglio iniziare con la visione. Le caratteristiche principali di un piano operativo includono compiti mirati al raggiungimento di obiettivi particolari e chiaramente definiti , nonché la gestione del personale per garantire che funzioni in modo ottimale. Identifica la tua visione in base a questi livelli, quindi puoi iniziare la fase di ricerca.
Ricerca e individuazione degli obiettivi
Per iniziare a sviluppare il tuo piano operativo, inizia rivedendo i tuoi obiettivi. L’obiettivo di un piano operativo è rispondere a cinque domande principali:
Qual è il bilancio? Confronta il budget dell'anno scorso con quello di quest'anno.
Dov'è la squadra? Affronta questa domanda dal punto di vista del budget, delle risorse e dei membri del team.
Dove vuole essere la squadra? Pensa a questo periodo l’anno prossimo, tra due anni, tra tre anni, ecc.
Come può la squadra raggiungere questo obiettivo?
Quali parametri dovremmo utilizzare per misurare i nostri progressi? Ciò potrebbe includere tempi di lancio del prodotto, numero di prodotti prodotti, numero di casi chiusi dal servizio clienti, numero di recensioni a 5 stelle ricevute, numero di clienti acquisiti, aumento del fatturato aziendale di una certa percentuale, ecc.
Per rispondere a queste domande, dovrai intervistare i membri del tuo team ponendo loro queste domande, quindi classificare le loro risposte. Dai la priorità alle loro risposte in un quadrante: più facile da eseguire -> più difficile da eseguire e più importante da eseguire -> meno importante da eseguire. Questo è il momento in cui i tuoi obiettivi inizieranno a prendere forma e a diventare più chiari.
Assegnare un budget e delle persone
Dopo aver definito i tuoi obiettivi, è importante notare che il budget per il tuo piano operativo proviene dal budget annuale del tuo dipartimento. Detto questo, il budget è la prima linea da considerare quando inizi ad assegnare attività, risorse e allocare budget ai membri del team.
Ottieni anche feedback in questa fase, poiché potrebbe esserci qualcuno che è più adatto al ruolo che gli hai assegnato, oppure potresti essere in grado di rimuovere del tutto i passaggi non necessari dal processo.
Rapporto sul piano operativo
Una volta sviluppato il piano operativo, è necessario disporre di un processo per segnalare tutto ciò man mano che il piano procede. Dovrebbe includere obiettivi chiari con risultati finali, obiettivi, tempistiche e il personale necessario per portare a termine il piano.
Le parti interessate, gli altri capi dipartimento e il management vorranno rivedere i progressi del piano operativo ad ogni benchmark, sia mensile, trimestrale o su base di progetto; quindi assicurati di segnalare tutti i risultati e assicurati che la direzione sia sempre presente. I dashboard di progetto possono essere una soluzione semplice per aggiornamenti rapidi e accurati.
Se necessario, modificare il piano operativo
Come per ogni progetto ben pianificato, devi essere sempre pronto a cambiare direzione. Hai raggiunto un benchmark che non ha prodotto i risultati attesi? Con un piano operativo, le attività sono così dettagliate che ora puoi sapere e capire esattamente quale parte del piano non funzionava in modo ottimale. Apporta modifiche, coinvolgi i membri del team secondo necessità, ottieni il consenso delle parti interessate e passa al benchmark successivo con il tuo piano operativo appena perfezionato.
Tali modifiche sono facili da apportare se hai avuto la lungimiranza di sviluppare il tuo piano utilizzando un software di pianificazione del progetto. Se è necessario apportare modifiche a un foglio Excel statico o a un documento Word, potrebbero essere necessarie ore per aggiornare tutte le modifiche.
I piani operativi funzionano meglio quando l’intero dipartimento li accetta, stabilendo date di scadenza per le attività, misurando gli obiettivi di successo, segnalando problemi e collaborando in modo efficace. Funzionano ancora meglio quando c’è comunicazione tra i reparti per garantire che l’intera macchina funzioni senza problemi quando ogni squadra raggiunge il proprio obiettivo.
—————————
Magileads è un software di automazione della prospezione che ti consente di gestire facilmente tutti gli aspetti complessi dei tuoi processi di marketing.
Prova Magileads gratuitamente in 14 giorni. clicca qui.
Oppure prenota una demo per vedere come funziona. Clicca qui .
