Avere un solido piano operativo in atto può garantire il successo di un progetto, soprattutto a livello di team. È uno strumento necessario per raggiungere gli obiettivi che hai definito in una strategia.
Un business plan di successo si basa sul rispetto di una regola fondamentale: “concentrarsi sugli obiettivi più importanti. » In effetti, è necessario assicurarsi che ogni aspetto funzioni nella giusta direzione per rimanere a galla. Inoltre, un piano operativo aiuta a identificare le aree che non generano entrate sufficienti o che causano perdite, quindi aiuta a formulare le modifiche necessarie. Inoltre, prima di iniziare la pianificazione operativa, è necessario innanzitutto assicurarsi che il piano strategico sia in atto.
Qual è il piano operativo?
Un piano operativo è un documento strategico che definisce il modo in cui diversi team o dipartimenti, come reclutamento, marketing e finanza , contribuiscono al raggiungimento dei diversi scopi e obiettivi dell'azienda. Riassume le attività quotidiane necessarie per il corretto funzionamento di un’impresa. Descrive le attività quotidiane per definire chiaramente il modo in cui un team contribuisce al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Differenza tra pianificazione strategica e operativa
Il piano strategico consiste nel definire la direzione dell'organizzazione, nel progettare traguardi e obiettivi e nell'identificare una serie di strategie da implementare affinché l'organizzazione raggiunga i suoi obiettivi. Il piano strategico è una guida generale per gestire l’organizzazione secondo le priorità e gli obiettivi delle parti interessate. Il piano strategico NON stabilisce i compiti e le attività quotidiane legate alla gestione dell'organizzazione.
Al contrario, il piano operativo presenta informazioni molto dettagliate destinate a guidare le persone nello svolgimento delle attività quotidiane necessarie per gestire l'organizzazione. Il management e il personale dell'organizzazione devono fare frequentemente riferimento al piano operativo nello svolgimento del proprio lavoro quotidiano.
Come sviluppare un piano operativo?
Poiché i piani operativi vengono sviluppati per allocare fondi, risorse e personale per ogni periodo di 1-3 anni, tutte le fasi di un piano operativo devono supportare questo sforzo.
Visualizza il piano operativo
Come per qualsiasi piano di progetto, è meglio iniziare con la visione. Le caratteristiche principali di un piano operativo includono attività per raggiungere obiettivi , nonché la gestione del personale per garantire che funzioni in modo ottimale. Identifica la tua visione in base a questi livelli e poi puoi iniziare la fase di ricerca.
Ricerca e individuazione degli obiettivi
Per iniziare a sviluppare il tuo piano operativo, inizia rivedendo i tuoi obiettivi. Lo scopo di un piano operativo è rispondere a cinque domande principali:
Qual è il bilancio? Confronta il budget dell'anno scorso con quello di quest'anno.
Dov'è la squadra? Guardalo dal punto di vista del budget, delle risorse e dei membri del team.
Dove vuole essere la squadra? Pensa a quel periodo del prossimo anno, tra due anni, tra tre anni, ecc.
Come convincere la squadra a farlo?
Quali parametri dovremmo utilizzare per misurare i nostri progressi? Può essere il momento di lanciare un prodotto, il numero di prodotti fabbricati, il numero di casi chiusi dal servizio clienti, il numero di recensioni a 5 stelle ricevute, il numero di clienti acquisiti, l'aumento del fatturato di una certa percentuale, ecc. . .
Per rispondere a queste domande, dovrai porre queste domande ai membri del tuo team e quindi classificare le loro risposte. Dai la priorità alle loro risposte in un quadrante: la più facile da eseguire, la più difficile da eseguire e la più importante da eseguire ->> la meno importante da eseguire. Questo è il momento in cui i tuoi obiettivi inizieranno a prendere forma e a diventare più chiari.
Assegnare un budget e delle persone
Una volta definiti gli obiettivi, è importante notare che il budget del piano operativo deriva dal budget annuale del tuo dipartimento. Detto questo, il budget è la prima linea da considerare quando inizi ad assegnare attività, risorse e ad allocare un budget ai membri del team.
Ottieni anche feedback a questo punto, poiché potrebbe darsi che qualcuno sia più adatto al ruolo che gli hai assegnato o potresti essere in grado di rimuovere del tutto i passaggi non necessari dal processo.
Relazione sul piano operativo
Una volta sviluppato il piano operativo, è necessario mettere in atto un processo per riferire su tutto ciò man mano che il piano procede. Deve includere obiettivi chiari con risultati finali, traguardi, tempistiche e il personale necessario per realizzare il piano.
Le parti interessate, gli altri capi dipartimento e il management vorranno rivedere i progressi del piano operativo ad ogni benchmark, sia mensile, trimestrale o basato su progetto; Quindi assicurati di segnalare tutti i risultati e assicurati che la direzione sia ancora d'accordo. I dashboard di progetto possono essere una soluzione semplice per aggiornamenti rapidi e accurati.
Se necessario, modificare il piano operativo
Come per ogni progetto ben pianificato, dovresti essere sempre pronto a cambiare direzione. Hai raggiunto un benchmark che non ha prodotto i risultati attesi? Con un piano operativo, le attività sono così dettagliate che ora puoi sapere e capire esattamente quale parte del piano non funzionava in modo ottimale. Apporta modifiche, coinvolgi i membri del team se necessario, ottieni il consenso delle parti interessate e passa al benchmark successivo con il tuo piano operativo appena perfezionato.
Tali modifiche sono facili da apportare se si ha la lungimiranza di sviluppare il piano utilizzando un software di pianificazione del progetto. Se è necessario apportare modifiche a un foglio Excel o a un documento Word statico, potrebbero essere necessarie ore per aggiornare tutte le modifiche.
I piani operativi funzionano meglio quando l’intero dipartimento li rispetta, stabilendo scadenze per le attività, misurando gli obiettivi di successo, segnalando i problemi e collaborando in modo efficace. Funzionano ancora meglio quando c’è comunicazione tra i reparti per garantire che l’intera macchina funzioni senza problemi quando ogni squadra raggiunge il proprio obiettivo.
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