In un’azienda, qualunque sia la sua attività, i dati dei clienti sono di fondamentale importanza. Al giorno d'oggi, questi file sono informatizzati. Vengono infatti inseriti nei software di gestione commerciale , o anche nei software di fatturazione dei preventivi . Grazie a questi file l'azienda potrà aumentare il proprio fatturato , perché è un'ottima leva di marketing . Creare una scheda cliente efficace è quindi necessario per portare avanti con successo la strategia commerciale dell'organizzazione.
Cos'è una cartella cliente?
Il file del cliente è un elenco di informazioni caratteristiche su un potenziale cliente o cliente. Contiene i loro dettagli di contatto , i loro ordini e persino i messaggi scambiati sui social network. Questo è un documento prezioso per un'azienda, perché permette di sapere come comportarsi nei confronti del cliente/prospettiva .
Quali sono i vantaggi di avere una scheda cliente?
La scheda cliente può essere di grande aiuto per gli imprenditori per i seguenti motivi.
Guadagna tempo
I dati dei clienti sono raggruppati in un unico posto. Diventa così più facile trovare informazioni su un particolare cliente. Lo stesso vale per gli aggiornamenti dei dettagli di contatto .
Analizzare la base clienti
Le abitudini di consumo dei clienti vengono registrate nel file. Potrai quindi posizionarti rispetto alla strategia che utilizzerai per convincerlo ad acquistare uno specifico prodotto.
Migliorare la comunicazione
Banche dati e informazioni utili per gli invii possono essere esportati senza difficoltà. Ciò renderà più semplice per l’azienda personalizzare le email da inviare al cliente.
Stabilire una buona strategia commerciale
Grazie alla conoscenza delle esigenze del cliente, del suo budget e dei suoi acquisti abituali, l'azienda sarà in grado di proporgli offerte pertinenti. L'azienda può utilizzare software di base come Microsoft Excel ed elencare le informazioni complete sui clienti Interessanti sono anche alcuni programmi dedicati, ma spesso richiedono un certo tempo per essere avviati.
Tuttavia, è necessario effettuare un aggiornamento regolare per non confondersi con le attuali esigenze dei clienti. Inoltre, abbinando la gestione delle pratiche clienti attività di relazione con i clienti (inviti, buoni regalo, ecc.), fidelizzerai artificialmente i tuoi clienti.
Cosa contiene la scheda cliente?
I dati da inserire nella scheda cliente dipendono dal settore di attività dell'azienda. Tuttavia, è essenziale che i file contengano seguenti dati
- tipologia (cliente o potenziale cliente),
- cognome e nome,
- Sesso Maschio Femmina),
- indirizzo
- data di nascita,
- data del contatto,
- telefono,
- E-mail,
- sito web,
- origine del contatto (fonte),
- fatturato raggiunto,
- Cronologia ordini,
- cronologia dei contatti,
- carta fedeltà: numero di prodotti consumati,
- azioni commerciali da realizzare,
- date delle interviste telefoniche
- progetto desiderato,
- bilancio,
- altre osservazioni.
In ogni caso bisogna essere molto chiari e precisi nell'inserimento delle informazioni .
Come raccogliere informazioni da inserire nella scheda cliente?
Le informazioni vengono raccolte quando un nuovo cliente effettua un acquisto . Il cliente può anche fornire i propri dati di contatto durante la preparazione di un preventivo o di un modulo d'ordine . Inoltre, è possibile che li fornisca durante le riunioni di vendita o li consegni direttamente all'azienda.
ad esempio, organizzando giochi o concorsi Oppure l'azienda può creare un modulo online o invitarli a progettare una carta fedeltà .
Come creare un file cliente Excel?
Creare una scheda cliente informazioni ordinate e complete L’azienda deve poi saper considerare 5 punti essenziali.
1. Raccogliere i dati esistenti
Innanzitutto bisogna raccogliere tutti i dati contenuti nella rubrica del cliente , nel calendario delle attività o in un file di fatturazione . Quindi, dobbiamo inserirli in un di file Excel . Quest'ultimo contiene diverse schede che consentono di raccogliere tutte le informazioni nello stesso file.
2. Imposta la frequenza di acquisto del cliente
L'azienda deve determinare la frequenza di acquisto del proprio cliente/prospettivo per analizzare i preventivi e la loro conversione in contratti . I manager devono quindi sapere se il cliente acquista qualcosa al mese, all’anno o al giorno. Se acquisti 2 o 3 volte al mese, dovresti scegliere l'analisi dei file Se raramente è mensile, si consiglia l'analisi trimestrale
3. Compilare i dati e riempire il file.
In un file Excel, l'azienda può raccogliere i propri dati procedendo come segue:
- Elenca i clienti.
- Compila e copia le loro caratteristiche : per un privato, i dati di contatto necessari sono l' email , indirizzo postale, professione, età, ecc. Mentre per le aziende, le informazioni da ricordare sono email, indirizzi, numero di telefono, fatturato e numero di dipendenti .
- Cronologia completa degli acquisti dei clienti negli ultimi 3 anni. Per ogni periodo è necessario annotare il numero di acquisti e il relativo importo totale.
4. Analizzare i dati
Utilizzando le funzioni automatizzate di Excel, l'azienda può facilmente identificare:
- Il numero di clienti attivi : totale o periodico.
- L'identità del cliente : la sua anzianità, la sua fedeltà, la regolarità dei suoi acquisti. Grazie a questi dati, l'azienda sarà in grado di determinare i clienti più importanti, in base al loro peso (valutati in base al loro fatturato).
- La frequenza di acquisto del cliente : il suo paniere medio, l'età del suo ultimo acquisto, ecc.
- La stagionalità dell'attività dell'azienda : i mesi in cui c'è più lavoro, la sua evoluzione nel corso dell'anno, ecc.
5. Individuare le azioni da intraprendere
Il file cliente può aiutare l'azienda a identificare facilmente i clienti che soddisfano i criteri considerati importanti. Una volta preparato il dossier, l'azienda deve intraprendere alcune azioni per contattare :
- i suoi ex clienti divenuti inattivi per cercare di riportarli indietro ,
- i propri clienti che hanno i cestini meno carichi per cercare di presentarli a nuovi prodotti e servizi ,
- i suoi clienti affezionati per invitarli a sponsorizzare altre persone proponendo loro un'offerta scoperta.
Mantenere il file aggiornato e analizzarlo regolarmente richiede grande disciplina. Bisogna però tenere presente che rappresenta una fonte di reddito e di valore aggiunto per un’azienda , e quindi non va trascurato. L'approfondimento e l'aggiornamento devono essere effettuati almeno ogni anno.
