Nel mondo professionale di oggi, la posta elettronica è diventata un canale di comunicazione essenziale, in particolare nel B2B, dove svolge un ruolo essenziale nella ricerca di potenziali clienti e nella fidelizzazione.
Tuttavia, nonostante la sua efficacia, non tutte le email danno una risposta immediata. È quindi spesso necessario ricontattare un potenziale cliente o un cliente per mantenere il coinvolgimento e portare avanti la conversazione. Un’e-mail di follow-up ben scritta può essere la chiave per massimizzare le tue possibilità di successo.
Questo articolo offre consigli pratici ed esempi concreti per scrivere un'e-mail di follow-up efficace e ottenere una risposta.
Perché utilizzare un'e-mail di follow-up?
L'invio di email di sollecito è una pratica comune in molti settori di attività, soprattutto nelle procedure commerciali. Un'e-mail di follow-up ricorda al tuo contatto l'importanza dell'offerta o del messaggio che hai inviato in precedenza. Questo tipo di email è particolarmente rilevante per diversi motivi:
- Riattiva l'attenzione di un potenziale cliente : a volte i potenziali clienti o i clienti non rispondono subito, non per disinteresse, ma perché sono occupati o hanno dimenticato la tua proposta. Un'e-mail di promemoria ravviva la loro attenzione e li incoraggia ad agire.
- Mantieni il coinvolgimento : se hai già contattato un potenziale cliente ma non ti ha dato seguito, un follow-up può essere la chiave per convincerlo a rispondere. Questo può anche aiutarti a comprendere meglio le tue aspettative e ad adattare la tua proposta di conseguenza.
- Ottimizzare le possibilità di conversione : gli studi dimostrano che una semplice e-mail di promemoria aggiuntiva può aumentare il tasso di risposta di circa l'11%. Questi promemoria, se eseguiti correttamente, mantengono il potenziale cliente coinvolto nel processo decisionale.
In sintesi, l’e-mail di follow-up è un potente strumento per continuare il dialogo, richiamare una proposta o confermare un’azione, e può trasformare una situazione potenzialmente persa in un’opportunità di successo.
Quando inviare un'e-mail di follow-up?
I tempi della tua e -mail di recupero sono cruciali. Troppo presto, potresti apparire premendo, troppo tardi, potresti perdere l'interesse della prospettiva. Ecco alcune regole generali da seguire per scegliere il momento giusto :
- Follow-up dopo due o tre giorni : generalmente attendere due o tre giorni prima di inviare un'e-mail di follow-up. Ciò garantisce che il destinatario non dimentichi il tuo messaggio iniziale evitando di dargli l'impressione che tu sia troppo invadente. Questo periodo ti permette anche di tenere conto che il tuo interlocutore potrebbe essere occupato o avere priorità più urgenti.
- Nessun sollecito immediato : è importante non inviare un'e-mail di sollecito lo stesso giorno. Questo può sembrare affrettato e può portare a sentimenti di molestia. L'intervallo tra i messaggi dovrebbe essere strategico.
- Invia un promemoria dopo una settimana : se, dopo diversi giorni, il tuo potenziale cliente non ha ancora reagito, puoi inviare un promemoria più forte, sottolineando l'urgenza o la pertinenza dell'offerta. Tuttavia, è meglio non aspettare più di una settimana senza dare seguito, altrimenti il potenziale cliente potrebbe aver dimenticato la tua proposta.
Come scrivere un'e-mail di follow-up?
Scrivere un'e-mail di follow-up efficace richiede un approccio delicato. Ecco gli elementi chiave da considerare per creare un messaggio rilevante, di impatto e cortese:
1 – Contestualizzare il primo scambio
La tua email di follow-up dovrebbe iniziare ricordando brevemente la situazione. Ciò aiuterà il tuo interlocutore a ricordare la tua prima interazione. Per esempio :
- Esempio : “Desidero ricontattarvi in merito alla nostra proposta inviata il [data], riguardante [nome del prodotto/servizio]. »
Questa frase aiuta a impostare il contesto e mostra che non stai semplicemente inviando un messaggio generico.
2 – Spiegare il motivo del sollecito
L'obiettivo qui è ribadire l'interesse della tua offerta, senza apparire insistente. Devi rispiegare perché la tua proposta è rilevante e come può essere vantaggiosa per il tuo interlocutore.
- Esempio : “Sono convinto che [nome del prodotto/servizio] potrebbe davvero soddisfare le tue esigenze [descrivi il problema del tuo potenziale cliente]. Recentemente abbiamo aggiunto alcune nuove funzionalità che potrebbero interessarti. »
In altre parole, ribadisci il valore della tua proposta e la adatti specificamente alle esigenze del destinatario.
3 – La struttura del messaggio
La forma è importante quanto la sostanza. Ecco alcune regole fondamentali per strutturare un’email di follow-up efficace:
- Layout chiaro : un messaggio chiaro e ben organizzato ne facilita la lettura. Evita troppi dettagli e sii conciso.
- Utilizza elenchi : se devi elencare più elementi (vantaggi, funzionalità, ecc.), scegli un elenco puntato in modo che il contenuto sia più facile da leggere e digerire.
- Invito all'azione (CTA) : Una buona email di follow-up termina sempre con un chiaro invito all'azione. Ad esempio, offri un incontro, una dimostrazione o chiedi se il potenziale cliente desidera discutere ulteriormente l'offerta.
- Esempio : "Saresti disponibile per un breve incontro per discutere le possibilità di integrare la nostra soluzione nella tua attività?" »
LEGGI ANCHE: Che tono dovresti adottare in una email di prospecting B2B?
4 – Prenditi cura della conclusione
La conclusione dovrebbe invitare alla discussione, ma in modo leggero e amichevole. Evita formule troppo formali o aggressive.
- Esempio : “Non esitate a rispondermi se avete domande, sarei felice di rispondervi. »
Ciò conferisce un tono più naturale e rilassato al tuo messaggio, incoraggiando una risposta.
Esempi di email di promemoria
Ecco alcuni esempi pratici a cui ispirarti, basati su diverse situazioni di recupero.
1 – Follow-up dopo una proposta commerciale
Oggetto: Seguito dato alla nostra proposta – [Nome della vostra azienda]
Ciao [Nome destinatario],
Vorrei ricordarvi la nostra proposta inviata il [data di invio]. Saremo lieti di discutere in modo più dettagliato come [Il nome della tua attività] può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi.
Restiamo a vostra disposizione per qualsiasi domanda o per fissare una chiamata.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
2 – Follow-up dopo nessuna risposta
Oggetto: Rilancio del nostro scambio – [Nome della vostra azienda]
Ciao [Nome],
Spero che tu stia bene. Vorrei ricordartelo in seguito al mio precedente messaggio del [data di invio]. Forse non hai avuto modo di consultarlo? Sarei felice di discutere con te [oggetto dell'e-mail] quando preferisci.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
3 – Follow-up dopo un colloquio
Oggetto: Seguito della nostra intervista del [data] – [Nome della vostra azienda]
Ciao [Nome],
Permettimi di tornare da te riguardo alla nostra intervista il [data]. Vorrei sapere se hai avuto tempo per riflettere sulla nostra discussione e se hai bisogno di maggiori informazioni.
Grazie per il tuo feedback,
[Il tuo nome]
Conclusione
Le e -mail di recupero sono essenziali per massimizzare le possibilità di concludere una vendita, mantenere una relazione con un potenziale cliente o rilanciare un'opportunità dimenticata. Applicando buoni tempi, struttura e pratiche di contenuto, è possibile creare messaggi efficaci che aumentano le possibilità di successo. Non dimenticare di personalizzare i tuoi promemoria, ricordare i vantaggi della tua offerta e adottare un tono cortese e coinvolgente. Con un po 'di pratica, sarai in grado di trasformare un risveglio in una vera opportunità commerciale.
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