Le azioni della CNIL mirano al controllo del trattamento dei dati personali. Trattamento dei dati” significa qualsiasi operazione o gruppo di operazioni che coinvolgono dati personali. Ciò riguarda l'intero percorso dei dati: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, modificazione, estrazione, consultazione, utilizzo, ecc.)

Pertanto, il mantenimento di un dossier di prospezione, di un database di clienti o la raccolta di dati tramite moduli sul web devono soddisfare i requisiti della CNIL.

In primo luogo, qualsiasi trattamento dei dati deve avere uno scopo chiaro e specifico. Tale finalità deve ovviamente essere legale ma anche legittima rispetto alla Sua attività professionale.

In secondo luogo, se stai raccogliendo dati, devi essere in grado di informare i tuoi contatti su come stai utilizzando le loro informazioni personali. È inoltre necessario garantire che i dati vengano utilizzati in modo da rispettare la loro privacy.

Pertanto, un trattamento virtuoso dei dati dovrà soddisfare diversi requisiti:

• Pertinenza: i dati raccolti sono realmente necessari allo scopo?
• Trasparenza: le persone i cui dati vengono trattati sono state preventivamente informate in modo chiaro ed esplicito?
• Rispetto dei diritti: è possibile garantire i diritti di informazione, accesso e cancellazione dei dati?
• Controllo dei dati: la condivisione e la circolazione dei dati sono regolamentate e contrattualizzate?
• Sicurezza: le misure di sicurezza informatica sono sufficienti a garantire la protezione dei dati?

In pratica, il GDPR ora impone alle aziende di avere un registro dei trattamenti effettuati. Ma soprattutto la normativa solleva interrogativi su due punti cruciali: la nozione di consenso e il diritto di opposizione.

Le regole per la prospezione B2B

Per i professionisti B2B, il GDPR non ha stravolto le norme legali esistenti. Il principio è sempre quello della preinformazione e del diritto di opposizione. Al momento della raccolta dell'indirizzo email, è necessario informare la persona che il suo indirizzo email verrà utilizzato per scopi di marketing. Dovrai inoltre assicurarti che lei possa opporsi a tale utilizzo in modo semplice e gratuito.

In pratica, il consenso esplicito del potenziale cliente (opt-in) è fortemente raccomandato dalla CNIL ma non è obbligatorio nel B2B (a differenza del B2C). È pertanto consentito continuare a inviare email di opt-out a condizione che:

• Informare sulle condizioni del trattamento dei dati
• Rispettare il diritto di opposizione
• Assicurarsi che lo scopo della sollecitazione sia correlato alla professione del potenziale cliente

In ogni caso, in ogni email, dovrai includere:

• L'identità dell'emittente
• Un modo semplice per disattivare la ricezione di messaggi futuri (ad esempio, sotto forma di un collegamento per annullare l'iscrizione alla fine del messaggio)

Qual è l'impatto dell'acquisto o del noleggio di un database?

Quando utilizzi un file di prospezione acquistato o noleggiato, stai eseguendo operazioni di elaborazione dei dati. Tuttavia, non sei coinvolto nella fase di raccolta dei dati.

Tuttavia, quando contatti i potenziali clienti via e-mail per tuo conto, sei tenuto a rispettare la normativa in vigore e, idealmente, a rispettare le raccomandazioni etiche emanate dalla CNIL.

Nella prima comunicazione con i contatti presenti nella lista dovrai indicare loro le modalità con cui possono esercitare i loro diritti, compreso il diritto di opposizione, e l'origine dei dati utilizzati.

Quindi, ciascuno dei tuoi messaggi dovrebbe includere:

• La menzione della tua azienda
• Il motivo per cui il contatto sta ricevendo una tua comunicazione
• Un oggetto legato alla professione della persona contattata
• Un collegamento per annullare l'iscrizione

Dovrai inoltre aggiornare regolarmente il tuo file tenendo conto delle richieste di cancellazione dei contatti.

Scegli un fornitore che rispetti la legge e l’etica

Il consenso dei contatti è raccomandato dalla CNIL solo nel B2B. Tuttavia, quando cerchi un fornitore di servizi per acquistare o noleggiare un file, trarrai vantaggio dallo scoprire come vengono raccolti i dati.

Naturalmente, puoi contattare potenziali clienti da elenchi senza partecipazione. Ma attenzione alle conseguenze.

La maggior parte dei servizi di posta elettronica dispone di potenti algoritmi che consentono loro di rilevare basi o elenchi di non partecipazione che sono già fortemente abusati. Se ti rivolgi a un fornitore senza scrupoli, rischi di essere inserito nella lista nera. Le tue email arriveranno direttamente nella cartella spam e la tua consegna sarà influenzata in modo permanente.

Se i tuoi messaggi arrivano ancora nella casella di posta dei tuoi destinatari, c'è anche il rischio che vengano segnalati come spam.

Si consiglia pertanto di verificare con il fornitore del servizio l'origine dei dati. Inoltre, dovresti lavorare anche su un elenco finemente segmentato. La CNIL, infatti, richiede che le sollecitazioni siano direttamente correlate alla posizione della persona contattata.

Una buona segmentazione renderà il tuo contatto più naturale. Infine, ovviamente, la pertinenza e la qualità del messaggio avranno un impatto sulla reazione e sul coinvolgimento dei contatti.