De spectaculaire instroom van externe werkzaamheden in 2021 heeft geboorte van tonnen nieuwe samenwerkingstools. Maar soms zijn de eenvoudigste functies, zoals de ondertekening van documenten, die het moeilijkst te overwinnen zijn voor bedrijven. Dit is precies de functie die Zoho -teken wil helpen.
De tool werd eigenlijk jaren vóór de pandemie gelanceerd. Maar vorig jaar zag de komst van een groot aantal nieuwe gebruikers - en dus nieuwe functies om ze effectiever te dienen.
Naast de eenvoudige handtekening van documenten wil het Zoho -teken een veilig platform bieden dat teams helpt bepaalde functies te automatiseren. En dankzij de vele functies en integraties kan het een aanzienlijke tijdsbesparing zijn voor de verre en traditionele teams.
Zoho -teken
Zoho -teken werd aanvankelijk in juli 2017 gelanceerd om de handtekening en automatisering van digitale documenten te vergemakkelijken. Het is beschikbaar op internet, mobiele applicaties en als een desktop -applicatie voor Mac -apparaten. En zoals bij veel Zoho -platforms, integreert het automatisch met verschillende andere tools in het Zoho One -ecosysteem.
De tool werkt in verschillende richtingen. U kunt zelf digitaal documenten ondertekenen en kopieën verzenden die per e -mail zijn ondertekend naar uw werknemers of klanten. U kunt ook documenten naar andere mensen sturen om hen te vragen om ze te ondertekenen, of zelfs op de site laten ondertekenen.
Er zijn verschillende plannen beschikbaar, variërend van $ 20 per maand voor een businessplan. Voor teams die veel digitale documenten moeten verzenden en ondertekenen, is het bedrijfsplan een van de weinige in de sector die een onbeperkte documenthandtekening aanbiedt. Er zijn echter meer betaalbare opties beschikbaar voor diegenen die minder behoeften hebben in termen van digitale handtekening.
Gemakkelijke handtekeningen
Het faciliteren van digitale handtekeningen is de meest fundamentele functie van Zoho -teken. Hier is hoe het werkt. Als u iemands handtekening nodig hebt, downloadt u het document gewoon en voegt u de contactgegevens van de persoon toe. Zoho zal haar het document sturen, zal haar alles geven wat ze nodig heeft om te ondertekenen en u te informeren over het einde van de operatie. U kunt zelfs herinneringen rechtstreeks vanuit uw dashboard sturen.
Aan de andere kant van het proces kunt u het ook gebruiken om zelf documenten te ondertekenen. Op uw dashboard is er een deel van de documenten in afwachting van uw handtekening, zodat u deze snel kunt onderzoeken en ondertekenen. Voer eenvoudig uw naam, rol, rol en e -mailadres in om het teken te starten. U kunt ook een persoonlijk profiel maken met uw digitale handtekening om de handtekening te vergemakkelijken. Vervolgens kunt u ook de analyses raadplegen met betrekking tot uw voltooide documenten, evenals die welke zijn geweigerd of die aan de gang zijn.
Zoho -teken bevat ook enkele geavanceerde functies, zoals de mogelijkheid om documenten en verzoeken te personaliseren. U kunt bijvoorbeeld uw logo toevoegen en documenten van documenten maken. En u kunt zelfs kenmerkende processen maken zoals documenten en handtekeningen.
Beveiliging
Sommige documenten die u moet ondertekenen of hebben ondertekend, kunnen gevoelige informatie bevatten. Het is daarom belangrijk dat uw documenthandtekeningsoftware voldoende beveiligingsfuncties heeft.
Zoho -teken omvat coderings- en blockchain -technologie op militaire niveau om documenten en workflows te beveiligen. U kunt ook documenten en handtekeningen hebben om te verifiëren om de naleving van uw processen te garanderen. De tool voldoet ook aan de wetten over elektronische handtekening zoals Esign en Eidas.
Chandramouli Dorai, productmarketeer voor Zoho Sign &; Vault zei tijdens een telefonisch interview met Magileads : "Veel kleine bedrijven kennen het verschil niet tussen een elektronische handtekening en een digitale handtekening. Een elektronische handtekening is eigenlijk slechts een afbeelding van uw handtekening toegevoegd aan een document. Het blijft wettelijk geldig, maar kan gemakkelijk worden vervalst. Een digitale handtekening kan niet worden vervalst, dus biedt het meer beveiliging. En Zoho -bord is een digitaal handtekeningplatform. »»
Integratie
Zoho -teken integreert met meer dan een dozijn platforms in het Zoho -ecosysteem en daarbuiten om digitale handtekeningen nog eenvoudiger te maken. In Zoho -tools zoals Zoho CRM kunt u eenvoudig documenten aanvragen in hetzelfde dashboard. Dit kan krachtige automatisering en tijdbesparende inspanningen zijn voor verkoop-, onboarding- of klantenserviceteams.
Dorai legt uit: "Als u een nieuw prospect hebt dat aankomt in Zoho CRM, kunt u hem automatisch een NDA sturen als onderdeel van uw normale workflow, zonder de oorspronkelijke aanvraag te verlaten. »»
Maar er zijn ook integraties met andere platforms zoals Microsoft -teams, Gmail en Zapier. Dus zelfs als u, de leden van uw team of uw klanten, werken vanuit deze andere platforms, zou het maken van digitale handtekeningen relatief eenvoudig moeten zijn.
Werkupdates op afstand
Vanaf maart 2021 begon het Zoho -bord een belangrijke piek van inscripties te kennen. In feite hebben gebruikers de normale snelheid met ongeveer drie keer verhoogd. En dit aantal gebruikers is wereldwijd toegenomen van Azië tot Latijns -Amerika. Een van de eerste updates waarvoor Zoho was om het vermogen van de tool te verbeteren om wereldwijd te werken.
Dorai zegt: "Om dit nieuwe publiek te beantwoorden, zijn we begonnen met het inzetten van Zoho -teken in meer regionale talen. Het hele documenthandtekeningproces is dus nu beschikbaar in 12 talen. En we zijn gepland om dit aantal tegen het einde van 2021 naar 24 talen te verhogen. ”
Het was echter slechts een tal van updates die het Zoho -teken vorig jaar heeft toegevoegd om aan dit nieuwe verzoek te voldoen. De anderen zijn onder meer:
- Lancering van nieuwe Mac- en iPad -applicaties
- Verhoging van de downloadlimiet van 25 tot 40 documenten tegelijk
- Extra integraties toevoegen in het Zoho -ecosysteem
- Extra integraties toevoegen met tools van de derde partij zoals Microsoft -teams
- Verbetering van mobiele platforms
- Presentatie van back -upopties in de cloud
- Mogelijkheid om e -mailmodellen volledig aan te passen
Zoho streeft voortdurend ernaar om zijn volledige scala aan producten te verbeteren om te voldoen aan de vereisten van de hedendaagse bedrijven. Vorig jaar veranderde de manier waarop bedrijven werken veel veranderden. En Zoho -teken brengt een eenvoudige maar geavanceerde oplossing voor een huidig probleem. Dus, met zijn integraties met andere Zoho One -platforms, zal deze tool A en waarschijnlijk een belangrijke rol blijven spelen bij het ondersteunen van externe bewerkingen.