Numa empresa, seja qual for a sua atividade, os dados dos clientes são de suma importância. Hoje em dia, esses arquivos estão informatizados. Na verdade, eles estão incluídos em softwares de gestão comercial , ou mesmo em softwares de cotação e faturamento . Graças a estes ficheiros, a empresa poderá aumentar o seu volume de negócios , pois é uma excelente alavanca de marketing . A criação de uma ficha de clientes eficaz é, portanto, necessária para levar a cabo com sucesso a estratégia comercial da organização.
O que é um arquivo de cliente?
O arquivo do cliente é uma lista de informações características sobre um cliente potencial ou cliente. Contém seus dados de contato , seus pedidos e até mensagens trocadas nas redes sociais. Este é um documento valioso para uma empresa, pois permite saber como agir perante o cliente/prospect .
Quais são as vantagens de ter uma ficha de cliente?
O arquivo do cliente pode ser de grande ajuda para os empresários pelos seguintes motivos.
Ganhe tempo
Os dados do cliente são agrupados em um só lugar. Assim, fica mais fácil encontrar informações sobre um determinado cliente. O mesmo vale para atualizações de detalhes de contato .
Analise a base de clientes
Os hábitos de consumo dos clientes são registrados em arquivo. Você poderá então se posicionar em relação à estratégia que utilizará para convencê-lo a comprar determinado produto.
Melhorar a comunicação
Bancos de dados e informações úteis para mailings podem ser exportados sem dificuldade. Isso tornará mais fácil para a empresa personalizar os e-mails a serem enviados ao cliente.
Estabeleça uma boa estratégia comercial
Graças ao conhecimento das necessidades do cliente, do seu orçamento e das suas compras habituais, a empresa poderá apresentar-lhe ofertas relevantes. A empresa pode usar software básico como o Microsoft Excel e ali listar informações completas do cliente Alguns programas dedicados também são interessantes, mas geralmente requerem um certo tempo para serem iniciados.
Porém, atualizações regulares devem ser feitas para não se confundir com as necessidades atuais dos clientes. Além disso, ao combinar a gestão de ficheiros de clientes atividades de relacionamento com o cliente (convites, vales-presente, etc.), irá reter artificialmente os seus clientes.
O que contém um arquivo de cliente?
Os dados a colocar na ficha do cliente dependem do setor de atividade da empresa. Porém, é imprescindível que os arquivos contenham dados básicos
- tipo (cliente ou cliente potencial),
- primeiro e último nome,
- Gênero Masculino Feminino),
- endereço
- data de nascimento,
- data do contato,
- telefone,
- E-mail,
- local na rede Internet,
- origem do contato (fonte),
- volume de negócios alcançado,
- Histórico de pedidos,
- histórico de contato,
- cartão fidelidade: quantidade de produtos consumidos,
- ações comerciais a serem realizadas,
- datas das entrevistas telefônicas
- projeto desejado,
- orçamento,
- Outras observações.
Em qualquer caso, você deve ser muito claro e preciso ao inserir as informações .
Como coletar informações para colocar na ficha do cliente?
As informações são coletadas quando um novo cliente faz uma compra . O cliente também pode fornecer seus dados de contato ao preparar um orçamento ou formulário de pedido . Além disso, é possível que ele os forneça durante as reuniões de vendas ou os entregue diretamente à empresa.
No que diz respeito aos dados sobre potenciais clientes, a recolha pode ser feita através da organização de jogos ou competições, por exemplo. Ou a empresa pode criar um formulário online ou convidá-los a criar um cartão fidelidade .
Como criar um arquivo de cliente Excel?
Criar uma ficha de cliente informações organizadas e completas A empresa deve então saber considerar 5 pontos essenciais.
1. Reúna os dados existentes
Em primeiro lugar, deve reunir todos os dados contidos na agenda de contactos do cliente , no calendário de atividades ou num ficheiro de faturação . Então devemos colocá-los em um de arquivo Excel . Este último contém diferentes abas que permitem reunir todas as informações em um mesmo arquivo.
2. Defina a frequência de compra do cliente
A empresa deve determinar a frequência de compra do seu cliente/potencial para analisar cotações e sua conversão em contratos . Os gerentes precisam então saber se o cliente compra algo por mês, por ano ou por dia. Se você compra 2 a 3 vezes por mês, deve optar pela análise de arquivos Se raramente for mensal, a análise trimestral é mais recomendada.
3. Compile os dados e preencha o arquivo.
Em um arquivo Excel, a empresa pode coletar seus dados fazendo o seguinte:
- Liste os clientes.
- Preencha e copie suas características : para um indivíduo, os dados de contato necessários são o e-mail , endereço postal, profissão, idade, etc. Já para as empresas, as informações a serem lembradas são e-mails, endereços, telefone, volume de negócios e número de funcionários .
- Histórico completo de compras do cliente nos últimos 3 anos. Para cada período, você deve anotar o número de compras e seu valor total.
4. Analise os dados
Utilizando funções automatizadas no Excel, a empresa pode identificar facilmente:
- O número de clientes ativos : total ou periódico.
- A identidade do cliente : a sua antiguidade, a sua fidelidade, a regularidade das suas compras. Graças a estes dados, a empresa poderá determinar os clientes mais importantes, de acordo com o seu peso (avaliado de acordo com o seu volume de negócios).
- A frequência de compra do cliente : sua cesta média, a idade da última compra, etc.
- A sazonalidade da atividade da empresa : os meses em que há mais trabalho, a sua evolução ao longo do ano, etc.
5. Direcione as ações a serem tomadas
A ficha de cliente pode ajudar a empresa a identificar facilmente os clientes que atendem aos critérios considerados importantes. Assim que o arquivo estiver em vigor, a empresa deverá tomar algumas medidas para entrar em contato :
- seus antigos clientes que ficaram inativos para tentar trazê-los de volta ,
- seus clientes que têm cestas menos carregadas para tentar apresentar-lhes novos produtos e serviços ,
- seus clientes fiéis para convidá-los a patrocinar outras pessoas , oferecendo-lhes uma oferta de descoberta.
Manter o arquivo atualizado e analisá-lo regularmente exige muita disciplina. No entanto, deve-se ter em mente que é uma fonte de renda e valor agregado para uma empresa e, portanto, não deve ser negligenciada. A análise aprofundada e a atualização devem ser feitas pelo menos anualmente.
