No mundo profissional atual, o email tornou-se um canal de comunicação essencial, nomeadamente no B2B, onde desempenha um papel essencial na prospeção e fidelização.
No entanto, apesar da sua eficácia, nem todos os emails resultam numa resposta imediata. Portanto, muitas vezes é necessário acompanhar um cliente potencial ou cliente para manter o envolvimento e levar a conversa adiante. Um e-mail de acompanhamento bem escrito pode ser a chave para maximizar suas chances de sucesso.
Este artigo oferece conselhos práticos e exemplos concretos para escrever um e-mail de acompanhamento eficaz e obter uma resposta.
Por que usar um e-mail de acompanhamento?
O envio de emails de lembrete é uma prática comum em muitos setores de atividade, especialmente em procedimentos comerciais. Um e-mail de acompanhamento lembra ao seu contato a importância da oferta ou mensagem que você enviou anteriormente. Este tipo de email é particularmente relevante por vários motivos:
- Reative a atenção de um cliente potencial : Às vezes, os clientes potenciais ou clientes não respondem imediatamente, não por desinteresse, mas porque estão ocupados ou esqueceram sua proposta. Um e-mail de lembrete desperta sua atenção e os incentiva a agir.
- Mantenha o envolvimento : se você já entrou em contato com um cliente em potencial, mas ele não fez o acompanhamento, um acompanhamento pode ser a chave para fazê-lo responder. Isso também pode ajudá-lo a entender melhor suas expectativas e ajustar sua proposta de acordo.
- Otimize as chances de conversão : estudos mostram que um simples e-mail de lembrete adicional pode aumentar a taxa de resposta em cerca de 11%. Esses lembretes, quando bem executados, mantêm o cliente potencial envolvido no processo de tomada de decisão.
Em resumo, o email de acompanhamento é uma ferramenta poderosa para continuar o diálogo, relembrando uma proposta ou confirmando uma ação, e pode transformar uma situação potencialmente perdida numa oportunidade de sucesso.
Quando enviar um e-mail de acompanhamento?
O momento do seu e-mail de acompanhamento é crucial. Muito cedo, você corre o risco de parecer agressivo; tarde demais, você pode perder o interesse do cliente potencial. Aqui estão algumas regras gerais a serem seguidas para escolha o momento certo :
- Acompanhamento após dois a três dias : geralmente espere dois a três dias antes de enviar um e-mail de acompanhamento. Isso garante que o destinatário não esqueça sua mensagem inicial, evitando dar a impressão de que você é muito agressivo. Este período também permite ter em conta que o seu interlocutor pode estar ocupado ou ter prioridades mais urgentes.
- Sem lembrete imediato : é importante não enviar um e-mail de lembrete no mesmo dia. Isto pode parecer apressado e pode levar a sentimentos de assédio. O intervalo entre as mensagens deve ser estratégico.
- Envie um lembrete após uma semana : Se, após vários dias, o seu cliente potencial ainda não tiver reagido, você pode enviar um lembrete mais contundente, enfatizando a urgência ou relevância da oferta. Porém, é melhor não esperar mais de uma semana sem fazer o acompanhamento, caso contrário o prospect pode ter esquecido sua proposta.
Como escrever um e-mail de acompanhamento?
Escrever um e-mail de acompanhamento eficaz requer uma abordagem delicada. Aqui estão os principais elementos a serem considerados para criar uma mensagem que seja relevante, impactante e cortês:
1 – Contextualize a primeira troca
Seu e-mail de acompanhamento deve começar relembrando brevemente a situação. Isso ajudará seu interlocutor a se lembrar de sua primeira interação. Por exemplo :
- Exemplo : “Gostaria de retornar a vocês sobre nossa proposta enviada em [data], referente a [nome do produto/serviço]. »
Esta frase ajuda a definir o contexto e mostra que você não está apenas enviando uma mensagem genérica.
2 – Explique o motivo do lembrete
O objetivo aqui é reiterar o interesse da sua oferta, sem parecer insistente. Você deve explicar novamente por que sua proposta é relevante e como ela pode ser benéfica para seu interlocutor.
- Exemplo : “Estou convencido de que [nome do produto/serviço] poderia realmente atender às suas necessidades [descrever o problema do seu cliente potencial]. Recentemente adicionamos alguns novos recursos que podem lhe interessar. »
Em outras palavras, você reitera o valor da sua proposta e a adapta especificamente às necessidades do destinatário.
3 – A estrutura da mensagem
A forma é tão importante quanto a substância. Aqui estão algumas regras básicas para estruturar um e-mail de acompanhamento eficaz:
- Layout claro : uma mensagem clara e bem organizada facilita a leitura. Evite muitos detalhes e seja conciso.
- Use listas : Se você tiver que listar vários elementos (benefícios, funcionalidades, etc.), escolha uma lista com marcadores para que o conteúdo seja mais fácil de ler e digerir.
- Chamada para ação (CTA) : um bom e-mail de acompanhamento sempre termina com uma frase de chamariz clara. Por exemplo, ofereça uma reunião, uma demonstração ou pergunte se o cliente em potencial gostaria de discutir mais a oferta.
- Exemplo : “Você estaria disponível para uma breve reunião para discutir as possibilidades de integração de nossa solução ao seu negócio?” »
LEIA TAMBÉM: Que tom você deve adotar em um email de prospecção B2B?
4 – Cuide da conclusão
A conclusão deve convidar à discussão, mas de forma leve e amigável. Evite fórmulas muito formais ou agressivas.
- Exemplo : “Não hesite em entrar em contato comigo se tiver alguma dúvida, terei prazer em responder. »
Isso dá um tom mais natural e descontraído à sua mensagem, incentivando uma resposta.
Exemplos de e-mails de lembrete
Aqui estão alguns exemplos práticos para inspirar você, baseados em diferentes situações de recuperação.
1 – Acompanhamento após proposta comercial
Assunto: Acompanhamento da nossa proposta – [Nome da sua empresa]
Olá [Nome do Destinatário],
Gostaria de relembrar nossa proposta enviada em [data de envio]. Teremos prazer em discutir com mais detalhes como [Nome da sua empresa] pode ajudá-lo a atingir seus objetivos.
Permanecendo à sua disposição para qualquer dúvida ou para agendar uma ligação.
Atenciosamente,
[seu nome]
2 – Acompanhamento após nenhuma resposta
Assunto: Relançamento da nossa exchange – [Nome da sua empresa]
Olá [Nome],
Espero que você esteja bem. Gostaria de lembrá-lo de minha mensagem anterior de [data de envio]. Talvez você não tenha tido a oportunidade de consultá-lo? Ficarei feliz em discutir [assunto do e-mail] com você conforme sua conveniência.
Atenciosamente,
[seu nome]
3 – Acompanhamento após entrevista
Assunto: Acompanhamento da nossa entrevista em [data] – [Nome da sua empresa]
Olá [Nome],
Permita-me voltar a falar com você sobre nossa entrevista em [data]. Gostaria de saber se você teve tempo para pensar sobre nossa discussão e se precisa de mais informações.
Obrigado pelo seu feedback,
[seu nome]
Conclusão
E-mails de lembrete são essenciais para maximizar suas chances de fechar uma venda, manter um relacionamento com um cliente potencial ou reacender uma oportunidade esquecida. Ao aplicar as melhores práticas de tempo, estrutura e conteúdo, você pode criar mensagens eficazes que aumentam suas chances de sucesso. Não se esqueça de personalizar seus lembretes, lembrar as pessoas dos benefícios de sua oferta e adotar um tom cortês e envolvente. Com um pouco de prática, você poderá transformar um acompanhamento em uma verdadeira oportunidade de negócio.
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