A atuação da CNIL visa regular o tratamento de dados pessoais. “Tratamento de dados” significa qualquer operação ou grupo de operações relacionadas com dados pessoais. Isto diz respeito, portanto, a todo o processo de dados: recolha, registo, organização, conservação, modificação, extracção, consulta, utilização, etc.).

Consequentemente, a manutenção de um ficheiro de prospecção, de uma base de dados de clientes ou mesmo a recolha de dados através de formulários web deve cumprir os requisitos da CNIL.

Em primeiro lugar, qualquer tratamento de dados deve corresponder a um objetivo claro e específico. Esta finalidade deve obviamente ser legal, mas também legítima no que diz respeito à sua atividade profissional.

Em seguida, se você coletar dados, precisará informar seus contatos sobre como você usa suas informações pessoais. Você também deve garantir o uso dos dados que respeite a sua privacidade.

Assim, o processamento virtuoso de dados deve atender a vários requisitos:

• Relevância: os dados coletados são realmente necessários para o objetivo pretendido?
• Transparência: as pessoas cujos dados tratamos receberam informação prévia clara e explícita?
• Respeito pelos direitos: podemos garantir os direitos à informação, ao acesso e ao apagamento de dados?
• Controle de dados: o compartilhamento e a circulação de dados são supervisionados e contratualizados?
• Segurança: as medidas de segurança informática são suficientes para garantir a proteção dos dados?

Na prática, o RGPD exige agora que as empresas tenham um registo do tratamento implementado. Mas, acima de tudo, a legislação levanta questões sobre dois pontos cruciais: a noção de consentimento e o direito à oposição.

As regras relativas à prospecção B2B

Para profissionais B2B, o GDPR não perturbou as regras legais existentes. O princípio é sempre o da informação prévia e do direito de oposição. Ao coletar seu endereço de e-mail, você deve informar à pessoa que seu endereço de e-mail será utilizado para ações de prospecção. Você também deve garantir que eles possam se opor a esse uso de maneira simples e gratuita.

Na prática, o consentimento explícito do potencial cliente (opt-in) é fortemente recomendado pela CNIL, mas não é obrigatório no B2B (ao contrário do B2C). Fica, portanto, autorizado a continuar a enviar opt-out por e-mail desde que:

• Informar sobre as condições de tratamento de dados
• Respeite o direito de oposição
• Certifique-se de que o assunto da solicitação esteja relacionado à profissão exercida pelo prospect

Em qualquer caso, em cada email deverá incluir:

• A identidade do remetente
• Uma maneira fácil de cancelar o recebimento de mensagens futuras (por exemplo, na forma de um link de cancelamento de inscrição no final da mensagem)

Qual o impacto no contexto de compra ou aluguer de uma base de dados?

Ao utilizar um arquivo de prospecção comprado ou alugado, você realiza operações de processamento de dados. No entanto, você não intervém na fase de coleta de dados.  

Apesar de tudo, ao contactar potenciais clientes por email em seu nome, está obrigado a respeitar a regulamentação em vigor e, idealmente, a respeitar as recomendações éticas emitidas pela CNIL.

Ao comunicar pela primeira vez com os contactos constantes da lista, deverá indicar-lhes como exercer os seus direitos, nomeadamente o direito de oposição, bem como a fonte de onde provêm os dados utilizados. 

Então, cada uma de suas mensagens deve incluir:

• Menção da sua empresa
• O motivo pelo qual o contato está recebendo comunicação sua
• Um objeto relacionado à profissão da pessoa contatada
• Um link de cancelamento de inscrição

Você também deve atualizar regularmente seu arquivo, levando em consideração as solicitações de cancelamento de inscrição dos contatos.

Escolha um prestador de serviços que respeite a legislação e a ética

O consentimento de contato só é recomendado pela CNIL em B2B . Mas, ao procurar um prestador de serviços para compra ou aluguel de um arquivo, você se beneficiará ao conhecer os métodos de coleta de dados.

Certamente, você pode entrar em contato com clientes potenciais de listas que não aceitam. Mas tome cuidado com as consequências.  

A maioria dos serviços de mensagens possui algoritmos poderosos que lhes permitem detectar bancos de dados não-opt-in ou listas que já são amplamente utilizadas. Ao passar por um provedor de serviços sem escrúpulos, você corre o risco de ser colocado na lista negra. Seus e-mails irão parar diretamente em mensagens de spam e sua capacidade de entrega será permanentemente afetada.

Se suas mensagens ainda chegarem nas caixas de entrada dos destinatários, você também corre o risco de serem sinalizadas como spam. 

Você deve, portanto, verificar com o provedor de serviços a origem dos dados. Além disso, também é do seu interesse trabalhar em uma lista bem segmentada. Com efeito, a CNIL solicita que os pedidos estejam diretamente relacionados com a posição da pessoa contactada.

Uma boa segmentação tornará seu contato mais natural. Por fim, obviamente, a relevância e a qualidade da mensagem terão impacto na reação e no envolvimento dos contactos.