CNIL:s åtgärder syftar till att kontrollera behandlingen av personuppgifter. Databehandling” betyder varje operation eller grupp av verksamheter som involverar personuppgifter. Detta gäller hela dataresan: insamling, registrering, organisation, konservering, modifiering, utvinning, konsultation, användning, etc.)

Därför måste underhållet av en prospekteringsfil, en kunddatabas eller insamling av data via formulär på webben uppfylla kraven i CNIL.

För det första måste all databehandling ha ett tydligt och specifikt syfte. Detta syfte måste självklart vara lagligt men också legitimt med hänsyn till din yrkesverksamhet.

För det andra, om du samlar in data måste du kunna informera dina kontakter om hur du använder deras personuppgifter. Du måste också se till att uppgifterna används på ett sätt som respekterar deras integritet.

Därför kommer en god databehandling att behöva uppfylla flera krav:

• Relevans: är de insamlade uppgifterna verkligen nödvändiga för ändamålet?
• Öppenhet: har de personer vars uppgifter behandlas tydligt och uttryckligen informerats i förväg?
• Respekt för rättigheter: kan rätten till information, tillgång och radering av data garanteras?
• Datakontroll: är delning och cirkulation av data reglerad och avtalad?
• Säkerhet: är IT-säkerhetsåtgärderna tillräckliga för att säkerställa dataskydd?

I praktiken kräver GDPR nu att företag har ett register över de bearbetningsverksamheter som utförs. Men framför allt väcker lagstiftningen frågor på två avgörande punkter: begreppet samtycke och rätten att göra invändningar.

Reglerna för B2B-prospektering

För B2B-proffs har GDPR inte stört befintliga juridiska regler. Principen är alltid förhandsinformation och rätten att invända. Vid tidpunkten för insamlingen av e-postadressen måste du informera personen om att dennes e-postadress kommer att användas i marknadsföringssyfte. Du måste också se till att hon kan invända mot denna användning på ett enkelt och gratis sätt.

I praktiken rekommenderas ett uttryckligt samtycke från prospekten (opt-in) starkt av CNIL men det är inte obligatoriskt i B2B (till skillnad från B2C). Det är därför tillåtet att fortsätta att välja bort e-post under förutsättning att:

• Informera om villkoren för databehandling
• Respektera rätten att invända
• Se till att syftet med värvningen är relaterat till prospektens yrke

I alla fall måste du i varje e-postmeddelande inkludera:

• Emittentens identitet
• Ett enkelt sätt att välja bort att ta emot framtida meddelanden (t.ex. i form av en avregistreringslänk i slutet av meddelandet)

Vad är effekten av att köpa eller hyra en databas?

När du använder en köpt eller hyrd prospekteringsfil, utför du databearbetningsoperationer. Du är dock inte involverad i datainsamlingsfasen.

När du kontaktar potentiella kunder via e-post å dina vägnar måste du ändå respektera gällande bestämmelser och, helst, respektera de etiska rekommendationer som utfärdats av CNIL.

När du först kommunicerar med kontakterna på listan måste du berätta för dem hur de kan utöva sina rättigheter, inklusive rätten att invända, och källan till de använda uppgifterna.

Sedan bör vart och ett av dina meddelanden innehålla:

• Omnämnandet av ditt företag
• Anledningen till att kontakten får ett meddelande från dig
• Ett objekt relaterat till den kontaktade personens yrke
• En avregistreringslänk

Du måste också regelbundet uppdatera din fil genom att ta hänsyn till kontakternas begäran om avregistrering.

Välj en leverantör som respekterar lagen och etiken

Samtycke från kontakterna rekommenderas endast av CNIL i B2B. Men när du letar efter en tjänsteleverantör för att köpa eller hyra en fil, kommer du att dra nytta av att ta reda på hur uppgifterna samlas in.

Naturligtvis kan du kontakta prospekt från icke-opt-in-listor. Men se upp för konsekvenserna.

De flesta e-posttjänster har kraftfulla algoritmer som gör att de kan upptäcka icke-opt-in baser eller listor som redan är kraftigt överanvända. Går du via en oseriös leverantör riskerar du att bli svartlistad. Dina e-postmeddelanden hamnar direkt i skräppostmappen och din leveransbarhet kommer att påverkas permanent.

Om dina meddelanden ändå kommer in i dina mottagares inkorgar finns det också en risk att de rapporterar dem som spam.

Det är därför tillrådligt att kontrollera med tjänsteleverantören om ursprunget till uppgifterna. Dessutom bör du också arbeta på en finsegmenterad lista. CNIL kräver faktiskt att värvningar är direkt relaterade till den kontaktade personens position.

En bra segmentering kommer att göra din kontakt mer naturlig. Slutligen kommer naturligtvis budskapets relevans och kvalitet att ha en inverkan på kontakternas reaktion och engagemang.