Att ha en solid verksamhetsplan på plats kan säkerställa framgången för ett projekt, särskilt på teamnivå. Det är ett nödvändigt verktyg för att uppnå de mål du har definierat i en strategi.
En framgångsrik verksamhetsplan bygger på att man följer en avgörande regel: "fokusera på de viktigaste målen." Du måste verkligen se till att alla aspekter fungerar i rätt riktning för att hålla dig flytande. Dessutom hjälper en verksamhetsplan dig att identifiera områden som inte genererar tillräckligt med intäkter eller orsakar förluster, och hjälper dig sedan att formulera nödvändiga förändringar. Innan du påbörjar din verksamhetsplanering måste du dessutom först se till att den strategiska planen är på plats.
Vad är verksamhetsplanen?
En verksamhetsplan är ett strategiskt dokument som definierar hur olika team eller avdelningar, såsom rekrytering, marknadsföring och ekonomi , bidrar till att uppnå företagets olika mål och mål. Den sammanfattar de dagliga aktiviteterna som krävs för att ett företag ska fungera väl. Den beskriver dagliga uppgifter för att tydligt definiera hur ett team bidrar till att uppnå företagets mål.
Skillnad mellan strategisk och operativ planering
Den strategiska planen innebär att sätta en riktning för organisationen, utforma mål och mål och identifiera en rad strategier som ska implementeras så att organisationen kan uppnå sina mål. Den strategiska planen är en allmän vägledning för att styra organisationen utifrån intressenternas prioriteringar och mål. Den strategiska planen anger INTE de dagliga uppgifterna och aktiviteterna relaterade till att leda organisationen.
Däremot verksamhetsplanen mycket detaljerad information som är avsedd att vägleda människor i att utföra de dagliga uppgifter som krävs för att leda organisationen. Organisationens ledning och personal måste ofta hänvisa till verksamhetsplanen i sitt dagliga arbete.
Hur utvecklar man en verksamhetsplan?
Eftersom verksamhetsplaner är framtagna med målet att fördela medel, resurser och personal för varje 1-3-årsperiod måste alla steg som en verksamhetsplan ska innehålla tjäna denna insats.
Se verksamhetsplanen
Som med alla projektplaner är det bäst att börja med visionen. Huvuddragen i en verksamhetsplan inkluderar uppgifter som syftar till att uppnå särskilda, tydligt definierade mål , samt att hantera din personal för att säkerställa att de presterar optimalt. Identifiera din vision utifrån dessa nivåer, sedan kan du börja forskningsfasen.
Forskning och identifiering av mål
För att börja utveckla din verksamhetsplan, börja med att se över dina mål. Målet med en verksamhetsplan är att svara på fem huvudfrågor:
Vad är budgeten? Jämför förra årets budget med årets.
Var är laget? Närma dig denna fråga utifrån budget, resurser och teammedlemmar.
Var vill laget vara? Tänk på den här tiden nästa år, om två år, om tre år osv.
Hur kan laget uppnå detta?
Vilka riktmärken ska vi använda för att mäta våra framsteg? Detta kan inkludera tiden det tar att lansera en produkt, antalet producerade produkter, antalet ärenden som stängts av kundtjänst, antalet mottagna 5-stjärniga recensioner, antalet förvärvade kunder, ökningen av verksamheten med en viss procentandel , etc.
För att svara på dessa frågor måste du undersöka dina teammedlemmar genom att ställa dessa frågor till dem och sedan kategorisera deras svar. Prioritera deras svar i en kvadrant: lättast att utföra -> svårast att utföra, och viktigast att utföra -> minst viktigt att utföra. Det är då dina mål börjar ta form och bli tydligare.
Tilldela en budget och personer
När du har definierat dina mål är det viktigt att notera att budgeten för din verksamhetsplan kommer från din avdelnings årliga budget. Som sagt, budget är den första raden att tänka på när du börjar tilldela uppgifter, resurser och allokera budget till teammedlemmar.
Få även feedback i detta skede, eftersom det kan finnas någon som är bättre lämpad för den roll du har gett dem, eller så kan du helt och hållet ta bort onödiga steg från processen.
Verksamhetsplanrapport
När du har utvecklat din verksamhetsplan måste du ha en process på plats för att rapportera allt detta allt eftersom planen fortskrider. Den bör innehålla tydliga mål med resultat, mål, tidslinjer och den personal som behövs för att genomföra planen.
Intressenter, andra avdelningschefer och ledning kommer att vilja granska framstegen för din verksamhetsplan vid varje riktmärke, antingen månadsvis, kvartalsvis eller på projektbasis; så se till att rapportera alla dina fynd och se till att ledningen alltid är med ombord. Projektinstrumentpaneler kan vara en enkel lösning för snabba och korrekta uppdateringar.
Justera verksamhetsplanen vid behov
Som med alla välplanerade projekt måste du alltid vara redo att pivotera. Nådde du ett riktmärke som inte gav de förväntade resultaten? Med en verksamhetsplan är aktiviteterna så detaljerade att du nu kan veta och förstå exakt vilken del av planen som inte fungerade optimalt. Gör justeringar, involvera teammedlemmar vid behov, få intressenternas inköp och gå vidare till nästa benchmark med din nyligen förfinade verksamhetsplan.
Sådana justeringar är lätta att göra om du har haft förutseende att utveckla din plan med hjälp av programvara för projektplanering. Om du behöver göra justeringar i ett statiskt Excel-ark eller Word-dokument kan det ta timmar att uppdatera alla ändringar.
Verksamhetsplaner fungerar bäst när hela avdelningen köper in dem, anger förfallodatum för uppgifter, mäter framgångsmål, rapporterar om problem och samarbetar effektivt. De fungerar ännu bättre när det finns kommunikation mellan avdelningarna för att säkerställa att hela maskinen går smidigt när varje team når sitt mål.
https://fr.bepub.com
