CNIL:s åtgärder syftar till att reglera behandlingen av personuppgifter. "Databehandling" avser varje operation eller grupp av operationer som hänför sig till personuppgifter. Detta gäller därför hela dataprocessen: insamling, registrering, organisation, konservering, modifiering, extrahering, konsultation, användning, etc.).

Följaktligen måste underhåll av en prospekteringsfil, en kunddatabas eller till och med insamling av data via webbformulär uppfylla kraven i CNIL.

För det första måste all databehandling motsvara ett tydligt och specifikt mål. Detta syfte måste självklart vara lagligt men också legitimt med hänsyn till din yrkesverksamhet.

Därefter, om du samlar in data, måste du kunna informera dina kontakter om hur du använder deras personliga information. Du måste också garantera användning av data som respekterar deras integritet.

Därför måste god databehandling uppfylla flera krav:

• Relevans: är de insamlade uppgifterna verkligen nödvändiga för det avsedda målet?
• Transparens: har de personer vars uppgifter vi behandlar fått tydlig och tydlig förhandsinformation?
• Respekt för rättigheter: kan vi garantera rätten till information, åtkomst och radering av data?
• Datakontroll: övervakas och avtalas delning och cirkulation av data?
• Säkerhet: är IT-säkerhetsåtgärder tillräckliga för att garantera dataskydd?

I praktiken kräver GDPR nu att företag ska ha ett register över behandlingen genomförd. Men framför allt väcker lagstiftningen frågor på två avgörande punkter: begreppet samtycke och rätten till opposition.

Reglerna för B2B-prospektering

För B2B-proffs har GDPR inte stört befintliga juridiska regler. Principen är alltid förhandsinformation och rätten till invändning. När du samlar in deras e-postadress måste du informera personen om att deras e-postadress kommer att användas för prospekteringsåtgärder. Du måste också se till att de kan invända mot denna användning på ett enkelt och kostnadsfritt sätt.

I praktiken rekommenderas ett uttryckligt samtycke från prospektet (opt-in) starkt av CNIL men det är inte obligatoriskt i B2B (till skillnad från B2C). Det är därför tillåtet att fortsätta att välja bort e-post under förutsättning att:

• Informera om villkoren för databehandling
• Respektera rätten att invända
• Se till att ämnet för värvningen är relaterat till det yrke som utövas av prospekten

I alla fall måste du i varje e-postmeddelande inkludera:

• Avsändarens identitet
• Ett enkelt sätt att välja bort att ta emot framtida meddelanden (t.ex. i form av en avregistreringslänk i slutet av meddelandet)

Vilken påverkan i samband med ett databasköp eller uthyrning?

När du använder en köpt eller hyrd prospekteringsfil utför du databehandlingsoperationer. Du ingriper dock inte i datainsamlingsfasen. 

Trots allt, genom att kontakta potentiella kunder via e-post å dina vägnar, är du skyldig att respektera gällande bestämmelser och, helst, att respektera de etiska rekommendationer som utfärdats av CNIL.

När du först kommunicerar med kontakterna på listan måste du berätta för dem hur de ska utöva sina rättigheter, särskilt rätten att göra invändningar, samt från vilken källa de använda uppgifterna kommer. 

Sedan bör vart och ett av dina meddelanden innehålla:

• Nämn ditt företag
• Anledningen till att kontakten tar emot kommunikation från dig
• Ett objekt relaterat till den kontaktade personens yrke
• En avregistreringslänk

Du måste också regelbundet uppdatera din fil genom att ta hänsyn till begäranden om avregistrering från kontakter.

Välj en tjänsteleverantör som respekterar lagstiftning och etik

Kontaktsamtycke rekommenderas endast av CNIL i B2B . Men när du letar efter en tjänsteleverantör för att köpa eller hyra en fil, kommer du att dra nytta av att ta reda på metoderna för datainsamling.

Visst kan du kontakta potentiella kunder från listor med icke-opt-in. Men var försiktig med konsekvenserna. 

De flesta meddelandetjänster har kraftfulla algoritmer som gör att de kan upptäcka icke-opt-in-databaser eller listor som redan till stor del är överanvända. Genom att gå igenom en skrupelfri tjänsteleverantör riskerar du att hamna på svartlista. Dina e-postmeddelanden kommer att hamna direkt i skräppostmeddelanden och din leveransbarhet kommer att påverkas permanent.

Om dina meddelanden ändå kommer till dina mottagares inkorgar riskerar du också att de flaggas som skräppost. 

Du bör därför kontrollera med tjänsteleverantören om uppgifternas ursprung. Dessutom ligger det också i ditt intresse att arbeta på en finsegmenterad lista. CNIL begär att förfrågningar ska vara direkt relaterade till den kontaktade personens position.

Bra segmentering kommer att göra din kontakt mer naturlig. Slutligen kommer givetvis budskapets relevans och kvalitet att påverka reaktionen och engagemanget hos kontakter.