Att ha en solid verksamhetsplan på plats kan säkerställa framgången för ett projekt, särskilt på teamnivå. Det är ett nödvändigt verktyg för att uppnå de mål du har definierat i en strategi.
En framgångsrik verksamhetsplan bygger på att man följer en avgörande regel: "fokusera på de viktigaste målen." Du måste verkligen se till att alla aspekter fungerar i rätt riktning för att hålla dig flytande. Dessutom hjälper en verksamhetsplan dig att identifiera områden som inte genererar tillräckligt med intäkter eller orsakar förluster, och hjälper dig sedan att formulera nödvändiga förändringar. Innan du påbörjar din verksamhetsplanering måste du dessutom först se till att den strategiska planen är på plats.
Vad är verksamhetsplanen?
En operativ plan är ett strategiskt dokument som definierar hur de olika teamen eller avdelningarna, såsom rekrytering, marknadsföring och finans , hjälper till att uppnå företagets olika mål och mål. Det sammanfattar de dagliga aktiviteter som är nödvändiga för att fungera korrekt. Han beskriver dagliga uppgifter för att tydligt definiera hur ett team bidrar till att uppnå företagets mål.
Skillnad mellan strategisk och operativ planering
Den strategiska planen är att definiera en orientering för organisationen, att utforma mål och mål och att identifiera en serie strategier som ska genomföras så att organisationen kan uppnå sina mål. Den strategiska planen är en allmän guide för förvaltningen av organisationen enligt intressenternas prioriteringar och mål. Den strategiska planen föreskriver inte dagliga uppgifter och aktiviteter relaterade till förvaltningen av organisationen.
Å andra sidan den operativa planen mycket detaljerad information som är avsedd att orientera människor i genomförandet av de dagliga uppgifterna som är nödvändiga för att hantera organisationen. Organisationens ledning och personal måste ofta hänvisa till den operativa planen för att utföra deras dagliga arbete.
Hur utvecklar man en verksamhetsplan?
Eftersom verksamhetsplaner är framtagna med målet att fördela medel, resurser och personal för varje 1-3-årsperiod måste alla steg som en verksamhetsplan ska innehålla tjäna denna insats.
Se verksamhetsplanen
Som med alla projektplaner är det bäst att börja med visionen. Huvuddragen i en verksamhetsplan inkluderar uppgifter som syftar till att uppnå särskilda, tydligt definierade mål , samt att hantera din personal för att säkerställa att de presterar optimalt. Identifiera din vision utifrån dessa nivåer, sedan kan du börja forskningsfasen.
Forskning och identifiering av mål
För att börja utveckla din verksamhetsplan, börja med att se över dina mål. Målet med en verksamhetsplan är att svara på fem huvudfrågor:
Vad är budgeten? Jämför budgeten för förra året med det året.
Var är laget? Närma dig denna fråga utifrån budget, resurser och teammedlemmar.
Var vill laget vara? Tänk på den här tiden nästa år, om två år, om tre år osv.
Hur kan laget uppnå detta?
Vilka riktmärken ska vi använda för att mäta våra framsteg? Det kan vara dags att lansera en produkt, antalet tillverkade produkter, antalet filer stängda av kundservice , antalet 5 -stjärna kritik som erhållits, antalet förvärvade kunder, ökningen i omsättningen av en viss procentandel etc.
För att svara på dessa frågor måste du undersöka dina teammedlemmar genom att ställa dessa frågor till dem och sedan kategorisera deras svar. Prioritera deras svar i en kvadrant: lättast att utföra -> svårast att utföra, och viktigast att utföra -> minst viktigt att utföra. Det är då dina mål börjar ta form och bli tydligare.
Tilldela en budget och personer
När du har definierat dina mål är det viktigt att notera att budgeten för din operativa plan kommer från den årliga budgeten för din avdelning. Som sagt, budgeten är den första raden som tar hänsyn till när du börjar tilldela uppgifter, resurser och fördela en budget till teammedlemmarna.
Få även feedback i detta skede, eftersom det kan finnas någon som är bättre lämpad för den roll du har gett dem, eller så kan du helt och hållet ta bort onödiga steg från processen.
Verksamhetsplanrapport
När du har utvecklat din operativa plan måste du skapa en process för att redovisa allt detta när planen fortskrider. Han måste inkludera tydliga mål med leveransprodukter, mål, kalendrar och den personal som krävs för att göra planen.
Intressenter, andra avdelningschefer och ledning kommer att vilja granska framstegen för din verksamhetsplan vid varje riktmärke, antingen månadsvis, kvartalsvis eller på projektbasis; så se till att rapportera alla dina fynd och se till att ledningen alltid är med ombord. Projektinstrumentpaneler kan vara en enkel lösning för snabba och korrekta uppdateringar.
Justera verksamhetsplanen vid behov
Som med alla välplanerade projekt måste du alltid vara redo att pivotera. Nådde du ett riktmärke som inte gav de förväntade resultaten? Med en verksamhetsplan är aktiviteterna så detaljerade att du nu kan veta och förstå exakt vilken del av planen som inte fungerade optimalt. Gör justeringar, involvera teammedlemmar vid behov, få intressenternas inköp och gå vidare till nästa benchmark med din nyligen förfinade verksamhetsplan.
Sådana justeringar är lätta att göra om du har haft förutseende att utveckla din plan med hjälp av programvara för projektplanering. Om du behöver göra justeringar i ett statiskt Excel-ark eller Word-dokument kan det ta timmar att uppdatera alla ändringar.
Operativa planer fungerar bättre när hela tjänsten följer, genom att ställa in förfallodatum för uppgifter, genom att mäta framgången för framgång, genom att redovisa problem och genom att samarbeta effektivt . De fungerar ännu bättre när det finns en kommunikation mellan avdelningarna för att säkerställa att hela maskinen fungerar utan problem när varje team når sitt mål.
—————————
Magileads prospekterar automatiseringsprogramvara
Testa Magileads gratis om 14 dagar. Klicka här .
Eller boka en demo för att se hur det fungerar. Klicka här .
