I ett företag, oavsett dess verksamhet, är kunddata Nuförtiden är dessa filer datoriserade. De ingår faktiskt i för kommersiell hantering eller i programvara för offertfakturering . Tack vare dessa filer kommer företaget att kunna öka sin omsättning , eftersom det är en utmärkt marknadsföringshävstång . Att skapa en effektiv kundfil är därför nödvändigt för att genomföra organisationens affärsstrategi.
Vad är en kundfil?
Kundfilen är en lista med information som är karakteristisk för en prospekt eller en kund. Den innehåller deras kontaktuppgifter , beställningar och till och med meddelanden som utbytts på sociala nätverk. Detta är ett värdefullt dokument för ett företag, eftersom det låter dig veta hur du ska agera inför kunden/prospekten .
Vilka är fördelarna med att ha en kundfil?
Kundfilen kan vara till stor hjälp för företagare av följande skäl.
Spara tid
Kunddata samlas på ett ställe. Detta gör det lättare att hitta information om en viss kund. Detsamma gäller kontaktuppdateringar .
Analysera kunder
Kundernas konsumtionsvanor registreras i filen. Du kan sedan placera dig själv i förhållande till den strategi du kommer att använda för att övertyga honom om att köpa en specifik produkt.
Förbättra kommunikationen
Databaser och information som är användbar för sammanslagningar kan exporteras utan svårighet. Därmed blir det lättare för företaget att anpassa e-postmeddelandena som ska skickas till kunden.
Upprätta en bra affärsstrategi
Tack vare kunskapen om kundens behov, hans budget och hans vanliga inköp kommer företaget att kunna förse honom med relevanta erbjudanden. Företaget kan använda grundläggande programvara som Microsoft Excel och lista fullständig kundinformation där . Vissa dedikerade program är också intressanta, men de kräver ofta en viss tid för att komma igång.
Regelbunden uppdatering måste dock göras för att inte ta fel på kundernas aktuella behov. Dessutom, genom att kombinera hanteringen av kundfiler med enkla kundrelationsaktiviteter (inbjudningar, presentkort, etc.), kommer du att fejka kundlojalitet .
Vad innehåller en kundfil?
Vilka uppgifter som ska läggas in i kundregistret beror på företagets verksamhetssektor . Det är dock viktigt att filerna innehåller följande grundläggande data:
- typ (kund eller prospekt),
- efternamn och förnamn,
- kön (man/kvinna),
- adress
- Födelsedatum
- kontaktdatum,
- telefon
- e-post
- webbplats
- kontaktens ursprung (källa),
- uppnådd omsättning,
- orderhistorik,
- kontakthistorik,
- lojalitetskort: antal konsumerade produkter,
- kommersiella åtgärder som ska utföras,
- Datum för telefonintervjuer
- önskat projekt,
- budget
- Övriga anmärkningar.
Det är i alla fall nödvändigt att vara mycket tydlig och exakt i registreringen av uppgifter .
Hur samlar man in information för att lägga i kundfilen?
Insamlingen av information görs när en ny kund gör ett köp . Kunden kan också lämna sina kontaktuppgifter vid upprättande av en offert eller inköpsorder . Dessutom är det möjligt att han tillhandahåller dem under säljmöten eller att han ger dem direkt till företaget.
När det gäller data om framtidsutsikter kan insamlingen göras genom att till exempel spel eller tävlingar Eller så kan företaget skapa ett onlineformulär eller bjuda in det att designa ett lojalitetskort .
Hur skapar jag en Excel-klientfil?
Att skapa en kundfil kräver att vissa policyer har snygg och fullständig information. Företaget måste då veta hur man överväger 5 väsentliga punkter.
1. Samla in befintlig data
Först måste du samla alla uppgifter som finns i kundkontaktboken , i aktivitetskalendern eller i en faktureringsfil . Sedan måste vi lägga dem i ett Excel- filformat. Den senare innehåller olika flikar som låter dig samla all information i en enda fil.
2. Ställ in kundens köpfrekvens
Företaget måste bestämma köpfrekvensen för sin kund/prospekt för att analysera offerter och deras omvandling till kontrakt . Kockar behöver då veta om kunden köper något månadsvis, per år eller per dag. Om han köper 2 till 3 gånger i månaden måste du välja den månatliga analysen av filen. Om det är sällan per månad är kvartalsanalysen den mest rekommenderade.
3. Kompilera data och fyll i filen.
I en Excel-fil kan företaget samla in sina data genom att göra följande:
- Lista kunder.
- Fyll i och kopiera deras egenskaper : för en individ är de nödvändiga kontaktuppgifterna e- postadress, postadress, yrke, ålder... Medan för företag är informationen att komma ihåg e-post, adresser, telefonnummer, omsättning och antal anställda.
- Fyll i köphistoriken för kunder under de senaste 3 åren. För varje period är det nödvändigt att notera antalet köp och dess totala belopp.
4. Analysera data
Med hjälp av automatiserade funktioner i Excel kan företaget enkelt identifiera:
- Antalet aktiva kunder : totalt eller periodiskt.
- Kundens identitet Tack vare dessa uppgifter kommer företaget att kunna bestämma de viktigaste kunderna, efter deras vikt (utvärderad enligt deras omsättning).
- Kundens köpfrekvens: hans genomsnittliga varukorg, åldern för hans senaste köp ...
- Säsongsvariationen i företagets verksamhet : de månader då det är mest arbete, dess utveckling under året...
5. Rikta in de åtgärder som ska vidtas
Excel- kundfilen kan hjälpa företaget att enkelt identifiera kunder som uppfyller de kriterier som anses viktiga. När filen är på plats måste företaget vidta vissa åtgärder för att kontakta :
- dess tidigare kunder som har blivit inaktiva för att försöka få tillbaka ,
- sina kunder som har mindre laddade korgar för att försöka få dem att upptäcka nya produkter och tjänster ,
- sina lojala kunder att bjuda in dem att sponsra andra människor genom att ge dem ett upptäcktserbjudande.
Att hålla filen uppdaterad och analysera den regelbundet kräver stor disciplin. Man måste dock komma ihåg att det är en inkomstkälla och ett mervärde för ett företag och därför inte bör försummas. Fördjupad analys och uppdatering bör göras minst en gång per år.
