I ett företag, oavsett dess verksamhet, är kunddata Nuförtiden är dessa filer datoriserade. De ingår faktiskt i programvara för kommersiell hantering , eller till och med i programvara för offertfakturering . Tack vare dessa filer kommer företaget att kunna öka sin omsättning , eftersom det är en utmärkt marknadsföringshävstång . Att skapa en effektiv kundfil är därför nödvändigt för att framgångsrikt genomföra organisationens kommersiella strategi.
Vad är en kundfil?
Kundfilen är en lista med karaktäristisk information om en prospekt eller kund. Den innehåller deras kontaktuppgifter , deras beställningar och till och med meddelanden som utbytts på sociala nätverk. Detta är ett värdefullt dokument för ett företag, eftersom det låter dig veta hur du ska agera gentemot kunden/prospekten .
Vilka är fördelarna med att ha en kundfil?
Kundfilen kan vara till stor hjälp för företagare av följande skäl.
Spara tid
Kunddata är samlad på ett ställe. Det blir därmed lättare att hitta information om en viss kund. Detsamma gäller för uppdateringar av kontaktuppgifter .
Analysera kundbasen
Kundernas konsumtionsvanor registreras i filen. Du kommer då att kunna positionera dig i förhållande till den strategi som du kommer att använda för att övertyga honom om att köpa en specifik produkt.
Förbättra kommunikationen
Databaser och information som är användbar för utskick kan exporteras utan svårighet. Detta kommer att göra det lättare för företaget att anpassa e-postmeddelanden som ska skickas till kunden.
Etablera en bra kommersiell strategi
Tack vare kunskap om kundens behov, deras budget och deras vanliga inköp kommer företaget att kunna förse dem med relevanta erbjudanden. Företaget kan använda grundläggande programvara som Microsoft Excel och lista fullständig kundinformation där Vissa dedikerade program är också intressanta, men de kräver ofta en viss tid för att komma igång.
Regelbunden uppdatering måste dock göras för att inte ta fel på aktuella kundbehov. Dessutom, genom att kombinera hanteringen av kundfiler kundrelationsaktiviteter (inbjudningar, presentkort etc.), kommer du på konstgjord väg att behålla dina kunder.
Vad innehåller en kundfil?
Vilka uppgifter som ska läggas in i kundfilen beror på företagets verksamhetssektor Det är dock viktigt att filerna innehåller följande grundläggande data :
- typ (kund eller prospekt),
- för- och efternamn,
- kön (man/kvinna),
- adress
- födelsedatum,
- kontaktdatum,
- telefon,
- e-post,
- webbplats,
- kontaktens ursprung (källa),
- uppnådd omsättning,
- orderhistorik,
- kontakthistorik,
- lojalitetskort: antal konsumerade produkter,
- kommersiella åtgärder som ska utföras,
- datum för telefonintervjuer
- önskat projekt,
- budget,
- andra anmärkningar.
Du måste i alla fall vara mycket tydlig och exakt när du anger informationen .
Hur samlar man in information för att lägga i kundfilen?
Information samlas in när en ny kund gör ett köp . Kunden kan också ange sina kontaktuppgifter när de utarbetar en offert eller beställningsformulär . Dessutom är det möjligt att han tillhandahåller dem under säljmöten eller ger dem direkt till företaget.
När det gäller data om prospekt kan insamlingen ske genom att t.ex. spel eller tävlingar Eller så kan företaget skapa ett onlineformulär eller bjuda in dem att designa ett lojalitetskort .
Hur skapar man en Excel-kundfil?
Att skapa en kundfil snygg och fullständig information Företaget måste då veta hur man överväger 5 väsentliga punkter.
1. Samla in befintlig data
Först och främst måste du samla alla uppgifter som finns i kundkontaktboken , i aktivitetskalendern eller i en faktureringsfil . Excel- filformat . Den senare innehåller olika flikar som låter dig samla all information i samma fil.
2. Ställ in kundens köpfrekvens
Företaget måste bestämma inköpsfrekvensen för sin kund/prospekt för att analysera offerter och deras omvandling till kontrakt . Chefer behöver då veta om kunden köper något per månad, per år eller per dag. Om du köper 2 till 3 gånger i månaden bör du välja filanalys . Om det sällan är månadsvis rekommenderas kvartalsanalys
3. Kompilera data och fyll i filen.
I en Excel-fil kan företaget samla in sina data genom att göra följande:
- Lista kunder.
- Fyll i och kopiera deras egenskaper : för en individ är de nödvändiga kontaktuppgifterna e - , postadress, yrke, ålder, etc. Medan för företag är informationen att komma ihåg e-post, adresser, telefonnummer, omsättning och antal anställda .
- Komplett kundköphistorik för de senaste 3 åren. För varje period ska du notera antalet köp och dess totala summa.
4. Analysera data
Med hjälp av automatiserade funktioner i Excel kan företaget enkelt identifiera:
- Antalet aktiva kunder : totalt eller periodiskt.
- Kundens identitet : deras tjänstgöringstid, deras lojalitet, regelbundenhet i deras köp. Tack vare dessa uppgifter kommer företaget att kunna bestämma de viktigaste kunderna, efter deras vikt (utvärderad enligt deras omsättning).
- Kundens köpfrekvens : deras genomsnittliga varukorg, åldern för det senaste köpet, etc.
- Säsongsvariationen i företagets verksamhet : de månader då det är mest arbete, dess utveckling under året, etc.
5. Rikta in de åtgärder som ska vidtas
Excel kundfilen kan hjälpa företaget att enkelt identifiera kunder som uppfyller de kriterier som anses viktiga. När filen är på plats måste företaget vidta vissa åtgärder för att kontakta :
- dess tidigare kunder som har blivit inaktiva för att försöka få tillbaka ,
- sina kunder som har mindre laddade korgar för att försöka introducera dem för nya produkter och tjänster ,
- sina lojala kunder att bjuda in dem att sponsra andra människor genom att ge dem ett upptäcktserbjudande.
Att hålla filen uppdaterad och analysera den regelbundet kräver stor disciplin. Man måste dock komma ihåg att det är en inkomstkälla och ett mervärde för ett företag och därför inte bör försummas. Den fördjupade analysen och uppdateringen ska göras minst varje år.
