I dagens professionella värld har e-post blivit en viktig kommunikationskanal, särskilt inom B2B, där den spelar en viktig roll för att prospektera och bygga lojalitet.
Men trots dess effektivitet resulterar inte alla e-postmeddelanden i ett omedelbart svar. Det är därför ofta nödvändigt att följa upp en prospekt eller kund för att behålla engagemanget och föra samtalet framåt. Ett välskrivet uppföljningsmejl kan vara nyckeln till att maximera dina chanser att lyckas.
Den här artikeln ger dig praktiska råd och konkreta exempel för att skriva ett effektivt uppföljningsmejl och få svar.
Varför använda ett uppföljande e-postmeddelande?
Att skicka påminnelser via e-post är en vanlig praxis inom många verksamhetssektorer, särskilt i kommersiella förfaranden. Ett uppföljande e-postmeddelande påminner din kontakt om vikten av erbjudandet eller meddelandet som du tidigare skickat. Den här typen av e-post är särskilt relevant av flera anledningar:
- Återaktivera en prospekts uppmärksamhet : Ibland potentiella kunder eller kunder inte direkt, inte av ointresse, utan för att de är upptagna eller har glömt ditt förslag. Ett påminnelsemail återupplivar deras uppmärksamhet och uppmuntrar dem att vidta åtgärder.
- Upprätthåll engagemang : Om du redan har nått ut till en potentiell kund men de inte har följt upp kan en uppföljning vara nyckeln till att få dem att svara. Detta kan också hjälpa dig att bättre förstå dina förväntningar och anpassa ditt förslag därefter.
- Optimera chanserna för konvertering : Studier visar att en enkel extra påminnelse via e-post kan öka svarsfrekvensen med cirka 11 %. Dessa påminnelser, när de utförs väl, håller prospekten engagerad i beslutsprocessen.
Sammanfattningsvis är uppföljningsmejlet ett kraftfullt verktyg för att fortsätta dialogen, återkalla ett förslag eller bekräfta en åtgärd, och det kan förvandla en potentiellt förlorad situation till en framgångsrik möjlighet.
När ska man skicka ett uppföljningsmail?
Tidpunkten för ditt uppföljande e-postmeddelande är avgörande. För tidigt riskerar du att verka påträngande, för sent kan du tappa prospektens intresse. Här är några allmänna regler att följa för välj rätt tidpunkt :
- Uppföljning efter två till tre dagar : Vänta i allmänhet två till tre dagar innan du skickar ett uppföljande e-postmeddelande. Detta säkerställer att mottagaren inte glömmer ditt första meddelande samtidigt som du undviker att ge dem intrycket att du är för påträngande. Denna period låter dig också ta hänsyn till att din samtalspartner kan vara upptagen eller ha mer pressande prioriteringar.
- Ingen omedelbar påminnelse : Det är viktigt att inte skicka ett påminnelsemail samma dag. Detta kan verka förhastat och kan leda till känslor av trakasserier. Intervallet mellan meddelanden bör vara strategiskt.
- Skicka en påminnelse efter en vecka : Om din potentiella kund efter flera dagar fortfarande inte har reagerat kan du skicka en mer kraftfull påminnelse som betonar erbjudandets brådskande eller relevans. Det är dock bäst att inte vänta mer än en vecka utan att följa upp, annars kan potentiella kunder ha glömt ditt förslag.
Hur skriver man ett uppföljningsmail?
Att skriva ett effektivt uppföljningsmejl kräver ett känsligt tillvägagångssätt. Här är nyckelelementen att tänka på för att skapa ett meddelande som är relevant, effektfullt och artigt:
1 – Kontextualisera det första utbytet
Ditt uppföljande e-postmeddelande bör börja med att kortfattat påminna om situationen. Detta kommer att hjälpa din samtalspartner komma ihåg din första interaktion. Till exempel:
- Exempel : "Jag skulle vilja återkomma till dig angående vårt förslag som skickades den [datum], angående [namn på produkt/tjänst]. »
Den här meningen hjälper till att ställa in sammanhanget och visar att du inte bara skickar ett allmänt meddelande.
2 – Förklara anledningen till påminnelsen
Målet här är att upprepa intresset för ditt erbjudande, utan att verka påträngande. Du måste återigen förklara varför ditt förslag är relevant och hur det kan vara till nytta för din samtalspartner.
- Exempel : "Jag är övertygad om att [namnet på produkten/tjänsten] verkligen skulle kunna tillgodose dina behov genom att [beskriva din prospekts problem]. Vi har nyligen lagt till några nya funktioner som kan intressera dig. »
Med andra ord, du upprepar värdet av ditt förslag och skräddarsyr det specifikt efter mottagarens behov.
3 – Budskapets struktur
Formen är lika viktig som substansen. Här är några grundläggande regler för att strukturera ett effektivt uppföljningse-postmeddelande:
- Tydlig layout : Ett tydligt, välorganiserat budskap gör det lättare att läsa. Undvik för mycket detaljer och var kortfattad.
- Använd listor : Om du måste lista flera element (förmåner, funktioner etc.), välj en punktlista så att innehållet blir lättare att läsa och smälta.
- Uppmaning till handling (CTA) : Ett bra uppföljningsmejl slutar alltid med en tydlig uppmaning. Erbjud till exempel ett möte, en demonstration eller fråga om potentiella kunder vill diskutera erbjudandet ytterligare.
- Exempel : "Skulle du vara tillgänglig för ett kort möte för att diskutera möjligheterna att integrera vår lösning i ditt företag?" »
LÄS ÄVEN: Vilken ton ska du anta i ett B2B-prospekteringsmejl?
4 – Ta hand om slutsatsen
Slutsatsen ska inbjuda till diskussion, men på ett lätt och vänligt sätt. Undvik formler som är för formella eller aggressiva.
- Exempel : "Tveka inte att återkomma till mig om du har några frågor, jag svarar gärna. »
Detta ger en mer naturlig och avslappnad ton till ditt meddelande, vilket uppmuntrar ett svar.
Exempel på påminnelsemail
Här är några praktiska exempel för att inspirera dig, baserat på olika återhämtningssituationer.
1 – Uppföljning efter kommersiellt förslag
Ämne: Uppföljning av vårt förslag – [Namn på ditt företag]
Hej [mottagarens namn],
Jag skulle vilja påminna dig om vårt förslag som skickades den [sändningsdatum]. Vi diskuterar gärna mer i detalj hur [Ditt företagsnamn] kan hjälpa dig att nå dina mål.
Står till ditt förfogande för eventuella frågor eller för att ordna ett samtal.
Med vänlig hälsning,
[Ditt namn]
2 – Uppföljning efter inget svar
Ämne: Återlansering av vår börs – [Namn på ditt företag]
Hej [Förnamn],
Jag hoppas att du har det bra. Jag skulle vilja påminna dig efter mitt tidigare meddelande av [sändningsdatum]. Du kanske inte har haft möjlighet att konsultera den? Jag diskuterar gärna [ämnet för e-post] med dig när det passar dig.
Vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
3 – Uppföljning efter intervju
Ämne: Uppföljning av vår intervju den [datum] – [Namn på ditt företag]
Hej [Förnamn],
Tillåt mig att återkomma till dig angående vår intervju den [datum]. Jag skulle vilja veta om du har haft tid att fundera över vår diskussion och om du behöver mer information.
Tack för din feedback,
[Ditt namn]
Slutsats
Påminnelsemail är avgörande för att maximera dina chanser att avsluta en försäljning, behålla en relation med en prospekt eller återuppväcka en glömd möjlighet. Genom att tillämpa bästa praxis för timing, struktur och innehåll kan du skapa effektiva budskap som ökar dina chanser att lyckas. Glöm inte att anpassa dina påminnelser, påminna folk om fördelarna med ditt erbjudande och anta en artig och engagerande ton. Med lite övning kommer du att kunna förvandla en uppföljning till en verklig affärsmöjlighet.
—————————
Magileads är programvara för prospektering av automatisering som gör att du enkelt kan hantera alla komplexa aspekter av dina marknadsföringsprocesser.
Testa Magileads gratis om 14 dagar. Klicka här.
Eller boka en demo för att se hur det fungerar. Klicka här .
