Den dramatiska tillströmningen av distansarbete 2021 har gett upphov till massor av nya samarbetsverktyg. Men ibland är de enklaste funktionerna, som att signera dokument, de som kan verka svårast för företag att övervinna. Detta är precis den funktion Zoho Sign syftar till att hjälpa.
Verktyget lanserades faktiskt år före pandemin. Men det senaste året har ett stort antal nya användare kommit – och därför nya funktioner för att betjäna dem mer effektivt.
Förutom att bara signera dokument, syftar Zoho Sign till att tillhandahålla en säker plattform som hjälper team att automatisera vissa funktioner. Och tack vare dess många funktioner och integrationer kan det vara en betydande tidsbesparing för fjärrstyrda och traditionella team.
Zoho tecken
Zoho Sign lanserades ursprungligen i juli 2017 för att göra signering och automatisering av digitala dokument enklare. Den är tillgänglig på webben, i mobilappar och som en stationär app för Mac-enheter. Och som med många Zoho-plattformar, integreras den automatiskt med en mängd andra verktyg i Zoho Ones ekosystem.
Verktyget fungerar i flera riktningar. Du kan själv signera dokument digitalt och maila signerade kopior till dina anställda eller kunder. Du kan också skicka dokument till andra personer för att be dem att underteckna dem, eller till och med få dem undertecknade på plats.
Flera planer finns tillgängliga, allt från gratis till $20 per månad för en affärsplan. För team som behöver skicka och signera många digitala dokument är Enterprise-planen en av de få i branschen som erbjuder obegränsad dokumentsignering. Men det finns billigare alternativ för dem med färre behov av digitala signaturer.
Enkla signaturer
Att underlätta digitala signaturer är den mest grundläggande funktionen hos Zoho Sign. Så här fungerar det. Om du behöver någons signatur laddar du bara upp dokumentet och lägger till personens kontaktuppgifter. Zoho kommer att skicka dokumentet till henne, förse henne med allt hon behöver för att skriva under och meddela dig när det är klart. Du kan till och med skicka påminnelser direkt från din instrumentpanel.
I andra änden av processen kan du också använda den för att signera dokument själv. På din instrumentpanel finns ett avsnitt med dokument som väntar på din signatur så att du snabbt kan granska och underteckna dem. För att börja signera anger du bara ditt namn, din roll och din e-postadress. Du kan också skapa en personlig profil som inkluderar din digitala signatur för enkel signering. Då kan du även se analyser för dina färdiga dokument, samt de som har avvisats eller pågår.
Zoho Sign innehåller också några avancerade funktioner som möjligheten att anpassa dokument och förfrågningar. Du kan till exempel lägga till din logotyp och skapa dokumentmallar. Och du kan till och med skapa signeringsprocesser som dokumentgodkännanden och signaturer.
Säkerhet
Vissa av dokumenten du måste underteckna eller ha undertecknat kan innehålla känslig information. Det är därför viktigt att din programvara för dokumentsignering har tillräckliga säkerhetsfunktioner.
Zoho Sign inkluderar kryptering och blockchain-teknik för att säkra dokument och arbetsflöden. Du kan också få dokument och signaturer autentiserade för att säkerställa att dina processer respekteras. Verktyget följer även lagar om elektroniska signaturer som ESIGN och eIDAS.
Chandramouli Dorai, produktmarknadsförare för Zoho Sign & ; Vault sa i en telefonintervju med Magileads , "Många småföretag vet inte skillnaden mellan en elektronisk signatur och en digital signatur. En elektronisk signatur är i princip bara en bild av din signatur som läggs till ett dokument. Den förblir juridiskt giltig, men kan lätt förfalskas. En digital signatur kan inte förfalskas, så det ger mer säkerhet. Och Zoho Sign är en digital signaturplattform. »
Integrationer
Zoho Sign integreras med mer än ett dussin plattformar i Zohos ekosystem och vidare för att göra digitala signaturer ännu enklare. I Zoho-verktyg som Zoho CRM kan du enkelt begära dokumentsignaturer i samma instrumentpanel. Detta kan vara en kraftfull automatisering och tidsbesparande insats för sälj-, onboarding- eller kundtjänstteam.
Dorai förklarar: "Om du har en ny lead som kommer in i Zoho CRM kan du automatiskt skicka en NDA till dem som en del av ditt normala arbetsflöde, utan att lämna den ursprungliga applikationen. »
Men det finns också integrationer med andra plattformar som Microsoft Teams, Gmail och Zapier. Så även om du, dina teammedlemmar eller dina kunder arbetar från dessa andra plattformar, borde det vara relativt enkelt att skapa digitala signaturer.
Uppdateringar för fjärrarbete
Från och med mars 2021 började Zoho Sign se en betydande ökning i registreringar. Faktum är att användarna växte med ungefär tre gånger den normala takten. Och detta antal användare har ökat globalt, från Asien till Latinamerika. Så en av de första uppdateringarna som Zoho prioriterade var att förbättra verktygets förmåga att fungera globalt.
Dorai säger: "För att tillgodose denna nya publik har vi börjat lansera Zoho Sign på fler regionala språk. Så hela dokumentsigneringsprocessen är nu tillgänglig på 12 språk. Och vi planerar att öka detta antal till 24 språk i slutet av 2021."
Detta var dock bara en av många uppdateringar som Zoho Sign lade till under det senaste året för att möta denna nya efterfrågan. Andra inkluderar:
- Lansering av nya Mac- och iPad-applikationer
- Ökad uppladdningsgräns från 25 till 40 dokument åt gången
- Lade till ytterligare integrationer i Zoho-ekosystemet
- Lade till ytterligare integrationer med tredjepartsverktyg som Microsoft Teams
- Förbättrade mobila plattformar
- Förstå alternativ för Cloud Backup
- Möjlighet att helt anpassa e-postmallar
Zoho strävar ständigt efter att förbättra sin omfattande produktlinje för att möta kraven från dagens företag. Under det senaste året har hur företag fungerar har förändrats mycket. Och Zoho Sign ger en enkel men sofistikerad lösning på ett vanligt problem. Så, med sina integrationer med andra Zoho One-plattformar, har och kommer detta verktyg sannolikt att spela en viktig roll för att stödja fjärroperationer.
