L’afflux spectaculaire du travail à distance en 2021 a donné naissance à des tonnes de nouveaux outils de collaboration. Mais parfois, les fonctions les plus simples, comme la signature de documents, sont celles qui peuvent sembler les plus difficiles à surmonter pour les entreprises. C’est exactement la fonction que Zoho Sign vise à aider.
L’outil a en fait été lancé des années avant la pandémie. Mais l’année dernière a vu l’arrivée d’un grand nombre de nouveaux utilisateurs – et donc de nouvelles fonctionnalités pour les servir plus efficacement.
En plus de la simple signature de documents, Zoho Sign vise à fournir une plateforme sécurisée qui aide les équipes à automatiser certaines fonctions. Et grâce à ses nombreuses fonctionnalités et intégrations, il peut représenter un gain de temps important pour les équipes distantes et traditionnelles.
Zoho Sign
Zoho Sign a été initialement lancé en juillet 2017 pour faciliter la signature et l’automatisation des documents numériques. Il est disponible sur le web, les applications mobiles et en tant qu’application de bureau pour les appareils Mac. Et comme pour de nombreuses plateformes Zoho, elle s’intègre automatiquement à une variété d’autres outils dans l’écosystème Zoho One.
L’outil fonctionne dans plusieurs directions. Vous pouvez signer numériquement des documents vous-même et envoyer des copies signées par courriel à vos employés ou clients. Vous pouvez également envoyer des documents à d’autres personnes pour leur demander de les signer, ou même les faire signer sur place.
Plusieurs plans sont disponibles, allant de gratuit à 20 $ par mois pour un plan d’entreprise. Pour les équipes qui ont besoin d’envoyer et de signer de nombreux documents numériques, le plan d’entreprise est l’un des rares du secteur à offrir une signature de document illimitée. Toutefois, des options plus abordables sont disponibles pour ceux qui ont moins de besoins en matière de signature numérique.
Signatures faciles
Faciliter les signatures numériques est la fonction la plus fondamentale de Zoho Sign. Voici comment cela fonctionne. Si vous avez besoin de la signature de quelqu’un, il suffit de télécharger le document et d’ajouter les coordonnées de la personne. Zoho lui enverra le document, lui fournira tout ce dont elle a besoin pour signer et vous informera de la fin de l’opération. Vous pouvez même envoyer des rappels directement depuis votre tableau de bord.
À l’autre bout du processus, vous pouvez également l’utiliser pour signer vous-même des documents. Sur votre tableau de bord, il y a une section de documents qui attendent votre signature afin que vous puissiez les examiner et les signer rapidement. Pour commencer à signer, il suffit de saisir votre nom, votre rôle et votre adresse électronique. Vous pouvez également créer un profil personnel qui inclut votre signature numérique pour faciliter la signature. Ensuite, vous pouvez également consulter les analyses concernant vos documents terminés, ainsi que ceux qui ont été refusés ou qui sont en cours.
Zoho Sign comprend également quelques fonctionnalités avancées comme la possibilité de personnaliser les documents et les demandes. Par exemple, vous pouvez ajouter votre logo et créer des modèles de documents. Et vous pouvez même créer des processus de signature comme les approbations de documents et les signatures.
Sécurité
Certains des documents que vous devez signer ou faire signer peuvent contenir des informations sensibles. Il est donc important que votre logiciel de signature de documents dispose de fonctions de sécurité suffisantes.
Zoho Sign inclut un chiffrement de niveau militaire et une technologie blockchain pour sécuriser les documents et les flux de travail. Vous pouvez également faire authentifier les documents et les signatures pour garantir le respect de vos processus. L’outil est également conforme aux lois sur la signature électronique telles que ESIGN et eIDAS.
Chandramouli Dorai, Product Marketer pour Zoho Sign & ; Vault a déclaré lors d’un entretien téléphonique avec Magileads, « Beaucoup de petites entreprises ne connaissent pas la différence entre une signature électronique et une signature numérique. Une signature électronique n’est en fait qu’une image de votre signature ajoutée à un document. Elle reste juridiquement valable, mais peut facilement être falsifiée. Une signature numérique ne peut pas être falsifiée, elle offre donc plus de sécurité. Et Zoho Sign est une plateforme de signature numérique. »
Intégrations
Zoho Sign s’intègre à plus d’une douzaine de plateformes dans l’écosystème Zoho et au-delà pour rendre les signatures numériques encore plus faciles. Dans les outils Zoho comme Zoho CRM, vous pouvez facilement demander des signatures de documents dans le même tableau de bord. Cela peut être une automatisation puissante et un effort de gain de temps pour les équipes de vente, d’onboarding ou de service à la clientèle.
Dorai explique : « Si vous avez un nouveau prospect qui arrive dans Zoho CRM, vous pouvez automatiquement lui envoyer un NDA dans le cadre de votre flux de travail normal, sans quitter l’application d’origine. »
Mais il existe également des intégrations avec d’autres plateformes comme Microsoft Teams, Gmail et Zapier. Ainsi, même si vous, les membres de votre équipe ou vos clients travaillent à partir de ces autres plateformes, la réalisation de signatures numériques devrait être relativement simple.
Mises à jour sur le travail à distance
À partir de mars 2021, Zoho Sign a commencé à connaître un pic important d’inscriptions. En fait, les utilisateurs ont augmenté d’environ trois fois le taux normal. Et ce nombre d’utilisateurs a augmenté à l’échelle mondiale, de l’Asie à l’Amérique latine. L’une des premières mises à jour auxquelles Zoho a donné la priorité a donc été d’améliorer la capacité de l’outil à fonctionner dans le monde entier.
Dorai dit : « Pour répondre à ce nouveau public, nous avons commencé à déployer Zoho Sign dans davantage de langues régionales. Ainsi, l’ensemble du processus de signature de documents est désormais disponible en 12 langues. Et nous avons prévu d’augmenter ce nombre à 24 langues d’ici la fin de 2021. »
Cependant, ce n’était qu’une des nombreuses mises à jour que Zoho Sign a ajoutées tout au long de l’année dernière pour répondre à cette nouvelle demande. Les autres incluent :
- Lancement des nouvelles applications Mac et iPad
- Augmentation de la limite de téléchargement de 25 à 40 documents à la fois
- Ajout d’intégrations supplémentaires dans l’écosystème Zoho
- Ajout d’intégrations supplémentaires avec des outils tiers comme Microsoft Teams
- Amélioration des plateformes mobiles
- Présentation des options de sauvegarde dans le nuage
- Possibilité de personnaliser entièrement les modèles d’e-mails
Zoho s’efforce constamment d’améliorer sa gamme complète de produits pour répondre aux exigences des entreprises d’aujourd’hui. L’année dernière, la façon dont les entreprises fonctionnent a beaucoup changé. Et Zoho Sign apporte une solution simple mais sophistiquée à un problème courant. Ainsi, avec ses intégrations avec d’autres plateformes Zoho One, cet outil a et continuera probablement à jouer un rôle important dans le soutien des opérations à distance.
